Cosa può Insegnarci “Star Trek” sulle Riunioni Aziendali

Sono estremamente convinto che le riunioni che avvengono all’interno degli episodi o dei film di Star Trek siano modelli eccezionali di come dovrebbe svolgersi nella realtà qualsiasi riunione aziendale in qualsiasi ufficio.

Ok, immagino che questo argomento possa suonare un po’ nerd, ma seguite il mio ragionamento: sarò serissimo.

1. Le riunioni vengono convocate esclusivamente quando è necessario prendere una decisione

In Star Trek, le riunioni avvengono quando è in atto una crisi e il capo (il capitano) deve decidere sul da farsi. Non si fanno mai riunioni per “condividere informazioni” o “per raggiungere un consenso”, e nessuno è obbligato a sorbirsi una presentazione in Power Point di un’ora o una discussione interminabile su ciò che le Vendite 2.0 significhino realmente.

2. Ognuno arriva in orario ed estremamente preparato

In Start Trek, non ripetono mai i concetti che qualcuno si è appena perso arrivando in ritardo alla riunione, né spendono la prima parte della riunione per riallineare lo stato avanzamento lavori con tutti. Si, immagino che sia perché sarebbe estremamente noioso da vedere in TV, ma, hey, è noiso anche nella vita reale.

3. Gli interventi si limitano a due o tre frasi

In Star Trek, le riunioni sono di solito limitate ad un numero ristretto di persone, ed ogni partecipante utilizza la propria capacità di sintesi per esporre il minor numero di informazioni, utili e necessarie, che permettano al capo di prendere la migliore delle decisioni. Le riunioni non si trasformano mai in guerre fra reparti.

4. I tecnicismi complessi vengono semplificati

In Star Trek, ogni volta che Data (o Spock o chiunque altri) dice qualcosa come “la crepa causerà un’oscillazione della barriera dimensionale interspaziale”, qualcun altro chiederà “come quando si pizzica un elastico?” e Data risponderà “Esattamente!”.

Comprendo, ovviamente, che le semplificazioni siano state inserite per permettere agli spettatori di seguire la trama, ma, in ogni caso, i non-tecnici che partecipano alle vostre riunioni devono poter capire di cosa stiano parlando i tecnici, ed una semplice analogia può dimostrarsi uno strumento vincente.

5. La decisione chiude la riunione

In Star Trek, ognuno lascia la riunione con l’esatta consapevolezza di ciò che è appena accaduto e del da farsi. Loro non sprecano un sacco di energie mettendo in discussione la decisione presa, e di certo non perdono tempo discutendo cose già discusse fino alla morte durante la riunione che si è appena conclusa.

E un’ultima cosa: in Star Trek, ciò che il team decide viene poi effettivamente fatto.

Ora, potreste pensare che riunioni come queste siano impossibili, ma vi dico una cosa. Io ho partecipato a riunioni che si sono svolte esattamente in questo modo. Non molte, lo ammetto, ma sicuramente più d’una.

In ogni caso avete adesso fra le mani ottimi spunti su come organizzare e gestire una riunione di lavoro.

Quindi, se questo articolo vi ha fatto sorridere non dovete perdervi i nostri 10 trucchi per apparire smart durante le riunioni e, se fate spesso riunioni, fate in modo che si svolgano il più possibile come se vi trovaste in piena crisi, sulla plancia di comando dell’Enterprise.