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Oggi parlerò dei migliori strumenti di project management per ottimizzare al meglio il lavoro tuo e dei tuoi collaboratori.

Nel tuo team di lavoro hai bisogno di adottare alcuni strumenti che ti permettano di comunicare in modo più efficace? Devi comunicare con chi condivide i tuoi progetti che hai fatto alcuni aggiornamenti?

Devi distribuire il lavoro in maniera più efficace? Il tuo Team lavora quotidianamente sugli stessi documenti e dovete condividere lo stesso flusso di lavoro?

Allora continua a leggere, scoprirai come questi tools saranno in grado di aiutarti nella gestione del tuo business e dei tuoi progetti.

I migliori software di project management per gestire la comunicazione

Se hai bisogno di avere una visione a 360° di ciò che accade all’interno del team e comunicare aggiornamenti potresti considerare la soluzione rappresentata da Trello. Trello è uno strumento che prende ispirazione dalla Kanban board, o meglio, semplificando dal metodo Kanban.

Tale strumento viene usato sia come diffusore di informazioni, chiunque accede alla dashboard infatti ha una prospettiva di quello che sta accadendo nel progetto di cui fa parte, ma soprattutto tenta di ridurre quello che viene chiamato brevemente WIP, work in progress, evitando l’accumulo di attività che creano colli di bottiglia e ritardano la consegna di valore.

Questo modo di visualizzare il progetto porta a galla gli eventuali blocchi e di fatto ti obbliga a concentrarti su ciò che è davvero importante, invitandoti a sbloccare i problemi al fine di portare a termine il prima possibile ciò su cui stavi lavorando.

Tale metodo arriva dai concetti cari nel mondo della Metodologia Agile, ma in niente paura, non devi certo comprendere concetti così profondi per usarlo da subito, il tool è molto semplice e molto utile una volta compreso il concetto del metodo Kanban.

Ricorda, ogni strumento ha pro e contro e comprenderne i motivi per cui è nato agevolano l’introduzione e l’efficienza per il suo impiego quotidiano.

Asana: il software utile per assegnare le task

Per assegnare le attività da svolgere ci si orienta verso strumenti di project management come Asana.

Ecco cosa fa questo strumento nel pratico: permette di aggiungere task da svolgere, inserirli all’interno di un contenitore che, comunemente, è un progetto ed andare ad assegnare le attività a chi di dovere per rispettare le tue scadenze.

I software per condividere documenti consultabili da più persone

Per condividere file e partecipare alla loro modifica Google Drive rimane forse la soluzione più immediata ed economica e sarà poi semplice spostarti alla versione a pagamento GSuite, non appena i limiti gratuiti saranno messi a dura prova per il crescere delle tue esigenze.

Se invece desideri avere una certa uniformità grafica nelle interfacce e il minor numero possibile di strumenti da dover imparare a gestire, potresti optare per una soluzione all-in-one che aggreghi al suo interno tutto il necessario in termini di strumenti utilizzati dalla tua realtà nel tuo processo di lavoro quotidiano.

Insomma, sto parlando di strumenti che condividono la stessa applicazione e le stesse risorse, così da poter in parte mitigare e rendere il cambiamento il più soft possibile.

Notion è un esempio di soluzione davvero economica, minimale e per piccole realtà che desiderano una soluzione all-in-one.

Si presenta come una sorta di workspace con integrato vari strumenti che vanno dal crm con uno storico clienti, alla gestione di task e documenti.

I tool di project management per comunicare in real time

Trello permette di avere chiaro su cosa si sta lavorando e come avanzano i lavori.
Anche se Trello permette di assegnare le card di cui è composto agli utenti del team, Asana è nato appositamente per la gestione di specifiche task e a chi assegnarli.

Google Drive per la documentazione rimane una soluzione popolare. Altrimenti potresti spostarti anche su strumenti di content management più complessi ma più completi, le soluzioni sono molte e spesso definite come soluzioni Enterprise.

Per completare il kit per lavorare in team, aggiungerei dei tool per comunicare in real time (la chat, ad esempio, per semplificare) e qui puoi andare dal classico Skype a Slack e a tanti altri strumenti che sono chat evolute dove puoi fare anche call/video conference. Ne ho parlato in un altro articolo se intendi approfondire.

Ultimo considerazione su cui mi soffermo è quella di ricordarsi che i tools devono essere strumenti che facilitano la condivisione e devono essere calati nel contesto in cui si lavora nel rispetto del modo di lavorare interno al gruppo.

Il team è più importante di qualsiasi strumento.

Riguardo alle soluzioni all-in-one posso solo dire che sono comode per ridurre il numero di applicazioni da introdurre nell’ambiente lavorativo.

In ambiti medio grandi ti permettono di centralizzare sia l’accesso, che trattare facilmente aspetti di sicurezza e autorizzazione, ed inoltre ti permettono di presentare tutti gli strumenti necessari con un’esperienza simile ed intuitiva.

Non è sempre la scelta ideale, in team più piccoli o in Start-up potrebbe funzionare più l’eterogeneità così da sfruttare meglio le integrazioni messe a disposizione dalle varie applicazioni.

In definitiva non mi sento di incoraggiare soluzioni all-in-one se non in aziende medio-grandi.

Viceversa per ambienti di poche persone o di Start-up di dimensioni ancora ridotte, dove l’intenzione è quello di costruire un ambiente più flessibile e volto a cambiare più velocemente, posso suggerire di aggregare 3 o 4 strumenti, i soli indispensabili, e cercare di stabilire un rapido flusso di lavoro, snello ed altrettanto efficace.

Vuoi conoscere degli incredibili strumenti che ti aiuteranno a migliorare la tua comunicazione interna? Cliccando qui troverai la mia selezione delle migliori soluzioni offerte dal web.


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Riccardo Mancinelli
Metto al servizio la mia formazione tecnica e la mia esperienza nel settore IT per aiutare Aziende e Startup.
Il mio pallino è comprendere quale sia la strategia migliore per combinare l'Imprenditoria e lo Sviluppo Tecnologico, perché uno e l'altro sono fondamentali per la buona riuscita di un progetto Digitale.
Occupo ruoli da CTO, Tech Leader e Senior Developer e amo condividere cosa imparo ogni giorno a contatto con chi affronta le sfide del Business Online. La mia casa sul Web è refacturing.it

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