imparare a delegare

Nel suo libro No B.S. Time Management for Entrepreneurs (Gestione del tempo per gli imprenditori), il consulente e business coach Dan Kennedy rivela passo dopo passo i segreti che consentono di trarre il massimo dalla vostra frenetica giornata lavorativa di modo che possiate trasformare il vostro tempo in denaro.

In questo estratto modificato, l’autore spiega perché non si può – e non si deve fare tutto – e come si impara a delegare, al decidere di passare alla gestione di compiti di maggiore importanza.

Delegare è così difficile per gli imprenditori come per i politici dire la verità. E’ decisamente innaturale. Perchè? L’abitudine per prima cosa.

Noi creiamo le nostre imprese da zero, facciamo tutto, sviluppiamo un modo di fare le cose in cui crediamo, e scopriamo che l’abitudine è difficile da rompere. Nessuno farà mai le cose esattamente nello stesso modo in cui le facciamo noi.

Jay Van Andel, co-fondatore del gigante Amway Corporation, mi ha colpito diversi anni fa con un intervento dal titolo “Delegare o Ristagnare.” Naturalmente, l’intero sistema dell’Amway è basato sulla moltiplicazione degli sforzi: una persona apprende una serie di competenze e poi le trasmette creando un suo “duplicato” più e più volte.

Jay ed il suo partner, Rich DeVos, hanno creato un’impresa che è cresciuta esponenzialmente. Al fine di mantenere una posizione di vantaggio nel business hanno costantemente delegato e – ultimamente – sostituito se stessi più e più volte, ma ci arriveremo in un minuto. Ciò che Jay mi ha reso molto chiaro è che l’unica via per progredire in ogni tipo di business è di continuare a delegare.

C’è più di una via che può portare ad un risultato corretto. Brendan Suhr, l’assistente dell’allenatore capo dei Detroit Pistons (una delle trenta squadre di pallacanestro che militano nel massimo campionato professionistico statunitense), una volta disse: “Sai quanti allenatori capo ci sono nell’NBA?

Beh, ci sono almeno altrettanti diversi modi di fare le cose nel modo giusto, perché ognuno di questi allenatori agisce diversamente, ciononostante tutti insieme rappresentano il top, circa il 10% degli allenatori professionisti.

Ci sono 1000 allenatori che vorrebbero fare questo lavoro e ci sono almeno 100 fra questi che sarebbero dei buoni candidati per occupare ognuno uno di questi posti. In conlusione tutti questi allenatori capo fanno tutti le cose nel modo “giusto,” ma tutti lo fanno in modo diverso.”

La sua osservazione è valida. Non potrete mai delegare se credete che ci sia un solo modo di fare le cose fatte per bene.

Spesso abbastanza buono è abbastanza buono.

Lasciate che vi faccia un esempio.

Avevo un business associate, una persona chiave nella mia Compagnia, un ragazzo da 100.000$ l’anno il cui tempo veniva valutato più di 250$ l’ora.

Ad un certo punto gli prese una fissazione su come venivano confezionate le scatole. Quando partivamo per una settimana di seminari, invece di presenziare ad una serie di importanti attività, s’infilava nel dipartimento spedizioni per ore, facendo il lavoro di un addetto alle spedizioni da 10$ l’ora.

Devo ammettere che le scatole preparate da questo ragazzo erano delle opere d’arte. Chiuse con cura, solidamente dall’alto in basso in modo che gli angoli non potessero accartocciarsi. Il nastro da imballo perfettamente dritto. La parte bassa ed i lati erano ben chiusi esattamente come la parte superiore.

Ogni etichetta era perfettamente dritta. Tuttavia, nei molti anni dopo che se n’è andato, I nostri impiegati alle spedizioni hanno spedito migliaia di pacchi nei diversi luoghi dei miei seminari. Certo non impacchettati altrettanto bene. Angoli un pò accartocciati di tanto in tanto.

Nastro ed etichette storti. Ma ognuno di questi pacchi è arrivato a destinazione. Il risultato era lo stesso. Abbastanza buono è abbastanza buono.

Molte, molte cose possono essere delegate a persone che non le faranno nel modo in cui vorreste, magari non saranno neanche così perfette come le fareste voi, ma alla fine il risultato sarà il medesimo.

Ognuna di queste cose dovrebbe essere delegata. In realtà si deve delegare. Non si può pensare di procedere senza gettare a mare alcune responsabilità e compiti al fine di creare spazio per altri nuovi e maggiormente importanti tasks.

E non sto parlando di creare una gigante burocrazia manageriale. Oggi come oggi è possibile delegare ad imprenditori indipendenti, liberi professionisti ed anche ad alcuni fornitori.

L’outsourcing è la parola d’ordine del giorno per una buona ragione. Inoltre, se avete qualcuno nel vostro entourage con intelligenza e talento, è necessario continuare a dare loro nuove e più importanti responsabilità, inducendoli a loro volta a delegare.

Siete pronti a scoprire come iniziare a delegare da subito. Eccovi il metodo.

Come imparare a delegare

É necessario padroneggiare questa difficile attività. Di seguito il processo per delegare con efficacia in sette fasi:

1. Definire cosa deve essere fatto.
2. Essere certi che il delegato abbia compreso cosa deve essere fatto.
3. Spiegare perchè si deve fare come si sta prescrivendo che sia fatto.
4. Insegnare come deve essere fatto senza entrare nella micro-micro-gestione.
5. Essere certi che il delegato abbia compreso il processo how-to.
6. Definire delle scadenze per il completamento o il rapporto periodico sull’andamento.
7. Essere certi che sia chiaro l’accordo sulla data o l’ora ed il metodo.

Infine, resistere alla tentazione di micro-gestione richiede molta forza di volontà. Una delle tante ragioni per cui cercavo di rimanere fuori dagli uffici della mia Compagnia e lavorare da casa il più possibile è perché quando andavo in ufficio sono sempre stato “attratto” dall’ascoltare, ed interferire o criticare, ogni telefonata, guardare ogni fax, ficcare il naso a fondo in ogni cosa – al punto da rovinare la produttività di tutti gli altri così come la mia.

Oggi, non sono mai lì. Il più delle volte sono in un ufficio a casa, dalla parte opposta del paese, in un ufficio cioè dove sono l’unica persona dello staff che fa tutto.

Questa non è certo la scienza necessaria per costruire un razzo, ma richiede tempo e pazienza.

Investire tempo nel diventare bravi a delegare e creare un team di persone che rispondano alle deleghe è l’unico modo per liberarsi del tempo da dedicare a svolgere da soli dei compiti maggiormente importanti.





1 COMMENTO

  1. Sono una di quelle professioniste a cui altri professionisti, imprenditori e piccole aziende delegano alcune parti del loro business. Faccio l’assistente virtuale, ormai da più di 3 anni e accompagno i miei clienti anche nella fase iniziale della delega: comprendere i vantaggi che può portare all’interno della loro attività.
    Si possono delegare compiti ripetitivi, task per cui non è richiesto un intervento diretto o la propria creatività, compiti che non ci piace fare o che non siamo bravi a fare. Consiglio sempre ai miei clienti di fare una lista accurata e dettagliata di quello che fanno giornalmente e cercare di capire quali sono i task per cui il loro intervento è indispensabile e quali possono essere delegati ad altri professionisti.
    Il vantaggio di poter liberare tempo per far crescere la propria attività o da dedicare alla propria vita personale è di gran lunga superiore all’investimento fatto per avermi scelta come loro assistente virtuale.

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