Tutto Quello che Devi Sapere Sulla Social Media Policy: la Guida Completa

Social media policy

Una social media policy è un documento che delinea come un’organizzazione e i suoi dipendenti dovrebbero comportarsi online. Anche se, infatti, l’azienda non utilizza i social per farsi promozione, quasi certamente i suoi dipendenti lo fanno, quindi è assolutamente indispensabile dotarsi di una social media policy aziendale.

Vista pertanto l’importanza di questo documento, andiamo a vedere insieme una sociale media policy cosa è e come si scrive.

Definizione di Social media policy

Per privacy policy social media si intende, come ho già anticipato all’inizio, un documento aziendale ufficiale che fornisce linee guida e requisiti per l’utilizzo dei social media da parte della tua organizzazione e dei tuoi dipendenti. Interessa, quindi, di fatto i canali social ufficiali utilizzati dal tuo marchio e il modo in cui i dipendenti utilizzano i social media, sia a livello personale che professionale.

Il documento di policy social, una volta definito, si applica a tutti, dal CEO ai tirocinanti estivi, quindi la sua caratteristica principale è che deve essere il più ampio possibile, oltre che di facile comprensione.

Perché ho bisogno di una social media policy interna

Ci sono molti motivi per cui è importante avere questo documento in azienda. Vediamone di seguito alcuni.

Proteggersi da eventuali conflitti legali

Una social media policy ben congegnata a ti protegge dal cadere in conflitto con regole e regolamenti interni alla tua organizzazione. Le conseguenze della loro rottura potrebbero infatti essere molto gravi e comportare sanzioni pecuniarie non indifferenti.

Impedire condotte fraudolente

In alcuni campus americani l’utilizzo di una privacy media policy ad hoc ha impedito l’uso improprio dei social per veicolare molestie, ritorsioni e messaggi di discriminazione. In questo modo sono stati arginati pericoli come il cyberbullismo e l’omofobia.

Prevenire violazione della sicurezza

Una solida politica sui social media combinata con protocolli di sicurezza adeguati ti aiuta anche a proteggere i tuoi account da phishing, hacking e account di impostori.

Prevenire o gestire in modo più adeguato una crisi di pubbliche relazioni

Un modello social media policy che funziona dovrebbe impedire o limitare anche le crisi di pubbliche relazioni, fra cui ad esempio la fuoriuscita di informazioni riservate che possono compromettere la reputazione della tua attività. Anche quando poi un episodio del genere si dovesse verificare, avere delle linee guida interne in fatto di comportamento da tenere sui social può aiutare a gestire al meglio la situazione.

Limitare l’uso privato dei canali social professionali

Un giudice del Tennessee è stato recentemente sanzionato per aver inviato messaggi inappropriati ad alcune donne usando il suo account professionale. Nella lettera di rimprovero che gli è stata inviata si affermava che, in base alle regole di condotta circa l’uso dei social della sua organizzazione, gli era impedito di utilizzare la propria immagine in veste giudiziaria per scopi personali e comunque non rispettosi dei più alti standard di condotta e dignità del ruolo da lui ricoperto.

Avere un’identità coerente sui social

Se disponi di più collaboratori per gestire i tuoi canali social, avere una social media policy solida e omogenea ti aiuterà anche a evitare conflitti di identità riguardo l’immagine del tuo marchio.

Dare un messaggio chiaro ai tuoi dipendenti

Feste aziendali, promozioni e riconoscimenti conseguiti nel corso della loro attività: sono tutte cose che una persona che lavora dentro un’azienda potrebbe avere il piacere di condividere con altri. Attraverso una media policy efficace i tuoi dipendenti sapranno sempre cosa possono far trapelare all’esterno e cosa no, incoraggiando in questo modo la condivisione di messaggi positivi.

Come scrivere una social media policy

Se guardi su internet troverai senza alcun dubbio un social media policy esempio che possa fare al caso tuo. Tuttavia, ti consiglio sempre di scrivere da solo il tuo documento di politica sui social media in modo da essere sicuro di aver incluso tutto quello che serve.

Cosa dovrebbe includere, in effetti, una social media policy efficace? I punti principali da trattare riguardano:

  • Definizione di ruoli e responsabilità;
  • Protocolli di sicurezza e rispetto della privacy;
  • Piano di azione per la gestione di crisi e conflitti;
  • Linee guida per l’uso degli account privati dei dipendenti;
  • Schema su come far rispettare tali normative.

Definizione di ruoli e responsabilità

A questo livello è importante stabilire chi può pubblicare contenuti per ruolo dell’azienda e con quale frequenza. Se disponi di più figure che dispongono di tale mansione, dovresti anche stabilire dei limiti, ad esempio chi può intervenire per fare assistenza clienti e chi per programmare inserzioni pubblicitarie, generare coinvolgimento entro la community oppure per modificare password e ruoli della pagina.

Protocolli di sicurezza

Come accennato in precedenza, ci sono molti rischi per la sicurezza dei social media: in questa sezione, hai l’opportunità di fornire indicazioni su come identificarli e gestirli. Alcuni punti che potresti trattare sono, ad esempio:

  • Con quale frequenza vengono cambiate le password del tuo account?
  • Chi li mantiene e chi ha accesso ad essi?
  • Con quale frequenza viene aggiornato il software organizzativo?
  • Quali dispositivi possono essere utilizzati sulla tua rete?
  • I dipendenti possono utilizzare account social personali sui computer dell’ufficio?
  • Con chi devono parlare i dipendenti se vogliono segnalare un problema?

Piano di azione per la gestione di crisi e conflitti

Uno degli obiettivi della tua politica sui social media è prevenire la necessità di un piano di gestione delle crisi dei social media. Tuttavia, per essere più sicuri, è meglio avere entrambi. Essere preparati in anticipo migliorerà, infatti, i tuoi tempi di risposta e ridurrà lo stress per coloro che gestiscono direttamente la crisi. Un piano di gestione delle crisi dovrebbe includere:

  • Un elenco aggiornato dei contatti di emergenza con ruoli specifici: il team dei social media, gli esperti legali e di pubbliche relazioni, fino ai responsabili delle decisioni di livello dirigenziale;
  • Linee guida per identificare la portata della crisi;
  • Un piano di comunicazione interna;
  • Un processo di approvazione più rapido per le risposte.

Linee guida per l’uso degli account privati dei dipendenti

Ci è voluto più di un rimprovero da parte delle autorità perché il giudice sopra menzionato apprendesse che non avrebbe dovuto usare i suoi abiti professionali nella foto del suo profilo su account personali. Non lasciare che anche i tuoi dipendenti debbano essere informati di ciò che non devono fare…. quando ormai lo hanno fatto. Anche se non è possibile essere troppo coercitivi circa l’uso dei social da parte dei dipendenti, ci sono alcune cose che è possibile fare:

  • Indicare quali contenuti interni all’azienda possono essere mostrati e quali no (va bene menzionare l’azienda nella bio del profilo, ma non divulgare tramite i social informazioni riservati su progetti o altri dipendenti interni all’azienda);
  • Se i tuoi dipendenti hanno la divisa, stabilire quando possono usare foto in cui la indossano (ad esempio, non come foto profilo, sì se riferiscono di aver partecipato ad eventi ufficiali organizzati internamente all’organizzazione in cui lavorano);
  • Infine, stabilire l’obbligo per il dipendente di identificarsi come dipendente dell’azienda quando interviene su conversazioni riguardanti i propri concorrenti.

Schema su come far rispettare tali normative

Infine, è chiaro che per fare in modo che un documento di privacy media policy venga rispettato è necessario che siano stabilite anche delle sanzioni in caso di una o più trasgressioni. Ovviamente, queste saranno regolate in ordine di gravità in base ai diversi tipi di violazione.

Come far funzionare correttamente una social media policy per i dipendenti

Anche scrivendo il miglior documento di politica sui social media, i tuoi dipendenti potrebbero sempre essere disorientati su quello che è appropriato dire e quando. Il caso tipico è quando non vuoi che un dipendente eccessivamente entusiasta pubblichi un nuovo prodotto o una nuova funzionalità prima che questo venga lanciato. Tuttavia, mettendo troppe restrizioni, alcuni potrebbero essere restii o incerti a condividere informazioni anche dopo il lancio, quando invece potrebbe tornare utile. Che fare in questi casi?

A tale scopo, e per far funzionare meglio le politiche di social media aziendali, potrebbe essere utile:

  • Realizzare una galleria di contenuti cui possono accedere tutti i dipendenti per le condivisioni;
  • Stabilire in anticipo se i dipendenti possono interagire con persone che menzionano il marchio sui social per difenderlo;
  • Cosa devono fare dipendenti e collaboratori quando si imbattono i commenti negativi sull’azienda e sui suoi prodotti e chi devono avvisare.

Altri consigli importanti relativi a come far rispettare le regole e come mettere a punto il miglior piano di gestione in caso di violazioni e conflitti possono provenire da:

  • Il tuo team di marketing;
  • I responsabili alle pubbliche relazioni;
  • I tuoi esperti legali;
  • I social media manager e altri addetti ai social;
  • Gli addetti all’assistenza clienti;
  • I tuoi stessi dipendenti.

Questo non significa che avrei bisogno di ottenere feedback da ogni singolo dipendente, potrebbe essere sufficiente selezionarne uno come portavoce.

Infine, una volta che avrai redatto il tuo documento, fai in modo che sia il più possibile visibile e consultabile da tutti (potresti ad esempio pubblicarlo sul tuo sito web) e provvedi ad una revisione di tanto in tanto. I social media sono, infatti, in costante mutamento e la tua politica sui social media avrà bisogno di aggiornamenti regolari. Le reti e le funzionalità cambiano, emergono nuovi siti di social media e altri cadono.

La tua politica sui social media non può semplicemente stare in un cassetto (o in un documento Google). Se hai scritto la tua social media policy del 2015, si sicuro non potevi prevedere l’ascesa di Instagram e TikTok: impegnarsi in una revisione annuale, semestrale o anche trimestrale garantirà che la tua polizza rimanga utile e pertinente o per lo meno ti consigliamo di assicurarti che tutti i dettagli e le informazioni di contatto siano aggiornati per evitare brutte figure!

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Redazione di Intraprendere

Redazione di Intraprendere

La redazione di Intraprendere è formata da un team specializzato in ogni aspetto riguardante il mondo dell’imprenditoria: da come acquisire il giusto mindset per iniziare alle migliori tecniche per promuovere il tuo business.

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