Programmare turni di lavoro

Programmare dei turni di lavoro efficienti, gestendo gli orari e le assenze dei dipendenti, è una delle attività che impegnano di più manager e titolari delle aziende.

Avere un software di pianificazione che ti aiuti a programmare turni di lavoro è, dunque, un ottima soluzione per svolgere quest’attività in modo più veloce e produttivo, a maggior ragione inuma periodo come questo in cui bisogna gestire anche il lavoro a distanza.

Tuttavia, non tutte le app per segnare ore di lavoro funzionano allo stesso modo e alcune sono decisamene meno utili di altre. In questo articolo ti parlerò quindi delle migliori app per programmare turni di lavoro che si trovano oggi in circolazione.

Prima però cerchiamo di capire insieme cosa sono, come funzionano e quanto costano i software per la programmazione e pianificazione del tempo e del lavoro dei dipendenti aziendali.

Che cos’è un software di programmazione e pianificazione dei dipendenti

Un software di programmazione e pianificazione dei dipendenti non è altro che uno strumento che consente a manager e titolari di aziende di creare pianificazioni settimanali o mensili dell’orario aziendale in pochissimi clic.

La maggior parte di questi strumenti possiede un’interfaccia visiva di facile utilizzo che consente agli utenti di trascinare e rilasciare i dipendenti all’interno dei turni, calcolare gli straordinari e le ore totali rispetto a un budget e consentire ai dipendenti di visualizzare le pianificazioni e richiedere eventuali modifiche.

Grazie alla natura automatizzata di queste piattaforme, le aziende possono risparmiare tempo e denaro preziosi altrimenti spesi per inserire manualmente i dipendenti in un planner orario settimanale (solitamente, un foglio Excel!) e assicurarsi che abbiano la copertura di cui hanno bisogno senza superare gli importi di spesa prefissati.

Come programmare turni di lavoro: le migliori piattaforme da utilizzare

Passiamo ora a vedere quali sono i dieci più eccellenti software di programmazione e pianificazione turni di lavoro oggi in circolazione. I criteri che ho utilizzato per individuare le varie piattaforme di cui ti parlo qui sono stati soprattutto:

  • Facilità di utilizzo
  • Grado di automazione
  • Reportistica
  • Accesso dei dipendenti
  • Costi

Iniziamo quindi col vedere subito le app per organizzare turni di lavoro disponibili gratuitamente sul web, per passare poi alle soluzioni a pagamento.

1. When I Work

When I Work è un software di pianificazione dei dipendenti creato nel 2010, utilizzato oggi per la gestione di oltre 10 milioni di persone in più di un milione di luoghi di lavoro in tutto il mondo.

Il suo piano di abbonamento gratuito può essere utilizzato tranquillamente da aziende con team fino a 75 utenti. Se stai, quindi, cercando come organizzare turni di lavoro in modo facile ed economico questa è sicuramente l’app giusta per te!

Il software dispone di un generatore di pianificazione drag-and-drop con modelli, pianificazione automatica, gestione dei turni in più sedi e condivisione istantanea di pianificazioni e modifiche con i dipendenti.

Gli utenti possono regolare automaticamente le pianificazioni in base al budget del lavoro, ricevere avvisi sugli straordinari e gestire le pause con un semplice clic.

L’app inoltre invia avvisi ai responsabili delle risorse umane e all’ufficio paghe su timbrature errate, consente agli utenti di modificare e approvare le schede attività ed esporta le schede attività come foglio di calcolo Excel o su molte piattaforme di gestione degli stipendi più comuni.

Il piano gratuito, inoltre, consente la programmazione dell’intera attività per almeno 10 giorni, mentre con i piani a pagamento è possibile impostare programmi per periodi più lunghi e svolgere nel contempo numerose altre opzioni di pianificazione.

2. Homebase

Homebase è stato lanciato nel 2015 come software per programmare i turni di lavoro gratuito rivolto soprattutto alle piccole aziende. Oggi include strumenti di comunicazione, gestione incarichi e reporting del team ed è utilizzato da oltre 100.000 aziende in tutto il mondo.

Grazie al suo utilizzo è possibile pianificare in pochi minuti i turni di lavoro dei dipendenti della tua azienda. Il software tiene traccia anche delle pause e degli straordinari e sincronizza i dati della scheda attività con la maggior parte dei software per la gestione delle buste paga.

L’accesso al programma è consentito anche ai dipendenti che hanno così la possibilità di inviare comunicazioni ai loro manager circa ritardi, richieste di ferie e di permessi, infortuni e malattia. I manager possono, inoltre, inviare promemoria su turni e condividere istruzioni e messaggi con individui, gruppi o tutto il team.

La gran parte di queste funzioni è disponibile nel piano gratuito del software, anche se vi sono piani a pagamento che danno accesso a strumenti di pianificazione e controllo più avanzati.

3. Bitrix24

Bitrix24 è una piattaforma che dispone di app gratuite per dispositivi mobili e desktop rivolte alle aziende, finalizzate soprattutto alla gestione collaborativa degli incarichi per team piccoli e grandi.

Oltre alla programmazione delle ore di lavoro e del tempo di dipendenti e collaboratori interni ed esterni all’azienda, i suoi software ti permettono di scrivere promemoria, rapporti, modelli, assegnazione di incarichi e non solo.

Britrix24 risulta quindi utile anche nella gestione delle risorse in progetti complessi e nel monitoraggio dello stato di avanzamento del progetto stesso. Permette infatti di creare calendari di progetto e diagrammi di Gantt interattivi stampabili.

Infine, è utile anche per il lavoratori in smartworking perché consente di creare chat del team, videoconferenze, gestione e condivisione dei documenti, gruppi extranet per utenti esterni e collaborazione via e-mail.

Bitrix24 infine è disponibile su cloud e On-Premise con accesso al codice sorgente. Puoi quindi installarlo sul tuo server e personalizzarlo secondo le tue necessità. Naturalmente per avere la versione avanzata del software occorre sottoscrivere un abbonamento, ma è comunque disponibile in via del tutto eccezionale per fare fronte all’emergenza Coronavirus una versione free.

4. Paycor Scheduling

Costruito nel 2011 come strumento di pianificazione dei turni, Paycor Scheduling (prima chiamato Ximble) è un software di pianificazione facile da usare con un sacco di integrazioni software per piccole imprese e un ottimo supporto clienti.

Questo strumento consente agli utenti di creare modelli di pianificazione e turni drag-and-drop con pochi clic. Il software consente inoltre agli utenti di automatizzare la pianificazione e le pause dei dipendenti e di impostare turni da ripetere giornalmente o settimanalmente.

I dipendenti possono ricevere notifiche di nuovi programmi, modifiche al programma e promemoria dei turni tramite e-mail o l’app di pianificazione di Paycor.

Oltre a queste funzioni, che sono tutte presenti nella versione demo gratuita, Paycor Scheduling offre anche una versione con funzionalità di pianificazione più avanzate, inclusa la visualizzazione della mappa di copertura per lavoro, l’impostazione di limiti di budget di pianificazione, la limitazione delle ore dei dipendenti e l’assegnazione automatica dei dipendenti a turni aperti o sedi di terze parti. Gli utenti possono anche stampare le pianificazioni o esportarle in Excel, CSV o PDF.

Per conoscere i prezzi delle versioni a pagamento, occorre rivolgersi direttamente alla società che gestisce il tool.

5. Humanity

Humanity è un software di pianificazione e monitoraggio del tempo dei dipendenti sviluppato nel 2010. Oggi serve oltre 175.000 aziende in più di 195 paesi. Il suo vantaggio principale è che consente agli utenti di impostare regole predefinite in modo che i dipendenti possano scambiare i turni con il minimo o nessun coinvolgimento del manager.

Come altri software di pianificazione, Humanity offre un’interfaccia drag-and-drop che semplifica la creazione di una pianificazione in pochi minuti, avvisando gli utenti di eventuali conflitti di pianificazione.

I dipendenti possono tramite l”app mobile di Humanity:

  • Visualizzare i programmi;
  • Richiedere permessi;
  • Rilasciare turni;
  • Prendere turni aperti;
  • Regolare la loro disponibilità .

Soprattutto, utilizzando regole di pianificazione predefinite stabilite dai manager, i dipendenti possono scambiare turni praticamente senza il coinvolgimento del supervisore.

Il software consente inoltre ai manager di rispondere facilmente alle modifiche in tempo reale e di postare turni aperti, rilasciare turni per il ritiro o trovare rapidamente un sostituto per un dipendente assente.

Infine, Humanity si integra con altri software di gestione del le risorse umane gestiti dalla stessa società. Il software dispone di una versione demo gratuita per 30 giorni, dopodiché per continuarlo ad utilizzare è necessario passare ad una versione pro a pagamento. I piani tariffari sono tre e partono da un costo di 3 $ ad utente al mese.

6. Deputy

Sviluppato nel 2003 come soluzione interna per aiutare una piccola impresa ad automatizzare la pianificazione del personale e la gestione del tempo e delle presenze, Deputy è utilizzato attualmente da oltre 200.000 persone in tutti i settori e in più di 70 paesi.

Deputy offre molte funzionalità di pianificazione standard, incluso un builder drag-and-drop per la programmazione automatizzata, cambio di turno, rilevamento delle presenze; e comunicazione dei dipendenti.

I manager possono anche assegnare attività una tantum o ricorrenti, tenere traccia delle valutazioni e del feedback delle prestazioni e dare ai dipendenti l’accesso al proprio saldo ferie per gestire più facilmente le richieste.

Deputy offre soprattutto una serie di funzionalità che lo rendono ideale per le situazioni in cui lo staff è dislocato in più sedi. Il software è in grado di prevedere i requisiti di personale in base a tendenze di vendita, ordini, appuntamenti e persino condizioni meteorologiche.

Questo è possibile grazie all’integrazione con strumenti di intelligenza artificiale in grado di creare programmi che assicurano la copertura minima nel pieno rispetto dei tempi di riposo e delle richieste di permessi e ore di straordinario da parte dei lavoratori, il tutto rimanendo al di sotto del budget.

Infine, Deputy si integra con oltre 30 piattaforme di gestione stipendi, POS e risorse umane di terze parti. Dal punto di vista dei costi non è presente la versione free, ma ci sono due piani di abbonamento di cui uno solo per la programmazione dei turni di lavoro e la rilevazione delle presenze e l’altro anche per il monitoraggio e la pianificazione.

7. TSheets

TSheets è stata creata come app per il monitoraggio del tempo dei dipendenti per iPhone nel 2006. Nel 2012 ha aggiunto l’integrazione con il software di contabilità e buste paga QuickBooks ed è stata acquistata dalla società madre di QuickBooks Intuit nel 2016.

L’app dispone anche di riconoscimento facciale per impedire agli amici di sincronizzarsi a vicenda, un localizzatore di dipendenti in tempo reale e una funzione di geofencing che ricorda ai dipendenti di entrare o uscire quando entrano o escono dalla piattaforma di lavoro.

Sul lato della pianificazione, TSheets offre il generatore di pianificazione drag-and-drop previsto, la ripetizione dei turni e gli avvisi dei dipendenti per i nuovi programmi e i cambiamenti di turno.

Gli utenti possono anche pianificare in base alle ore di budget, monitorare e collaborare a progetti, aggiungere un lavoro e assegnarlo in un secondo momento e apportare modifiche alla pianificazione in movimento utilizzando l’app mobile.

Soprattutto, TSheets offre l’integrazione diretta con i più diffusi software di contabilità e buste paga, incluso QuickBooks. E i costi? Anche qui non c’è la versione gratuita se non sotto forma di account demo di prova di 14 giorni, ma è necessario sottoscrivere un abbonamento. I piani entro cui scegliere sono due e partono da $ 8 per utente al mese più  $ 20 tariffa di base al mese.

8. SchedulePro by Shifboard

Shifboard è un set di software di pianificazione dei dipendenti creato per gestire le mutevoli esigenze di pianificazione e gestione degli orari dei lavoratori ed è uno strumento adatto soprattutto alle grandi aziende.

Il suo funzionamento è del tutto simile a quello della maggior parte dei software di pianificazione descritti sopra ma con strumenti di controllo e regolazione aggiuntivi.

I manager possono ad esempio servirsi del software per controllare quali lavori possono svolgere i dipendenti in base alle loro credenziali, controllare e distribuire equamente gli straordinari e assegnare i dipendenti ai turni come richiesto dalle politiche e dagli accordi interni.

La struttura, basata su regole di SchedulePro, aiuta anche a mantenere bassi i costi degli straordinari impiegando solo i dipendenti già programmati e permette anche di far ruotare gli impiegati su diversi lavori per mantenerli attivi e competenti senza violare i contratti aziendali e il budget.

SchedulePro dispone anche di un’app mobile che consente ai dipendenti di rivedere i loro programmi, scambiare e fare offerte per turni, richiedere modifiche alla pianificazione e permessi e altro ancora.

La piattaforma non dispone di versione free e trial ma solo di piani a pagamento. Per i costi occorre rivolgersi alla società che gestisce il sito, cioè Shifboard.

9. Resource Guru

Resource Guru, come le precedenti piattaforme consente di organizzare orari e gestire ferie e altri tipi di permessi dei dipendenti con pochi semplici clic.

Trattandosi di un sistema condiviso, non richiede alcun software da installare e tutti – dai manager ai dipendenti – possono rimanere aggiornati in tempo reale su tutte le variazioni inserite.

Anche questo programma non dispone di versione gratuita ma è fruibile solo dopo aver sottoscritto un abbonamento.

10. Stayhome

Infine, diamo un’occhiata anche a Stayhome, un’app per la gestione dell’orario di lavoro che è utile soprattutto per le aziende che hanno lavoratori in smartworking e che quindi hanno bisogno di essere gestiti in modo molto più dinamico e flessibile.

Fondata solo nel 2020, quest’app si pone come obiettivo principale quello di ridurre i costi della gestione del personale e al tempo stesso aumentare la produttività aziendale.

Per consentire questo si avvale di strumenti di intelligenza artificiale che sono deputati prima di tutto a gestire le presente, suddividere i compiti, monitorare l’avanzamento delle attività e gestire i turni dei dipendenti sia in loco che da remoto.

L’utilizzo di questo strumento che ha ottenuto il consenso di molte aziende che svolgono la loro attività soprattutto con risorse da remoto è gratuito fino a 10 dipendenti, dopodiché c’è la possibilità di sottoscrivere un piano pro a pagamento da $ 5 per utente al mese, fruibile gratuitamente per un mese per la prova.

Come funzionano i software per pianificare e programmare i turni di lavoro

Come ho appena scritto, il software di pianificazione dei dipendenti offre agli utenti un’interfaccia visiva che consente loro di trascinare e rilasciare i dipendenti all’interno dei turni secondo necessità.

L’app, in genere, è anche in grado di calcolare anche i costi totali per assicurarsi che i datori di lavoro non superino il budget e consente ai manager di apportare e approvare le modifiche alla pianificazione in movimento, tutto questo molto spesso utilizzando semplicemente il proprio smartphone.

Molte piattaforme consentono inoltre ai dipendenti di visualizzare i propri programmi e aggiornamenti, potendo anche richiedere ai propri manager modifiche e permessi, cambiare i turni e timbrare i badge. I manager possono quindi rivedere e approvare le schede attività e, in alcuni casi, anche esportarle direttamente nel libro paga per il calcolo delle retribuzioni.

Quanto costa il software di programmazione turni

La maggior parte dei software di pianificazione e programmazione turni ha prezzi che vanno da pochi euro a una decina di euro a dipendente. In alcuni casi sono disponibili anche versioni trial di un mese e talvolta anche piani gratuiti con funzioni limitate adatte soprattutto alle imprese più piccole.

Conviene acquistare un software di pianificazione avanzato?

Avere un software di pianificazione avanzato conviene soprattutto per le aziende di grandi dimensioni che possono così sfruttare le numerose opzioni di pianificazione avanzata e gli automatismi dell’applicazione.

Le aziende con un numero limitato di dipendenti che lavorano su turni regolari probabilmente non hanno bisogno di utilizzare servizi così avanzati e possono quindi tranquillamente sulle versioni free o trial degli stessi software.

Eccoci giunti alla fine della lista dei migliori strumenti oggi in circolazione per la programmare i turni di di lavoro dei dipendenti.

Hai già scelto il software per programmare i turni di lavoro giusto per le tue esigenze?

Se ancora non l’hai fatto, ti consiglio di farlo subito così come organizzare turni di lavoro non sarà più un problema e potrai finalmente dire a dire al quel maledetto foglio Excel che fino a ieri assorbiva buona parte delle tue giornate.

Ma adesso è arrivato il momento di scoprire i nostri 5 consigli per gestire al meglio i tuoi collaboratori in smartworking. 

Redazione di Intraprendere
La redazione di Intraprendere è formata da un team specializzato in ogni aspetto riguardante il mondo dell’imprenditoria: da come acquisire il giusto mindset per iniziare alle migliori tecniche per promuovere il tuo business.

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