Come Lavorare in Smart Working: 5 Consigli per Aiutare le Aziende a Gestire al Meglio i Propri Dipendenti

Lavorare in smart working non è importante solo per consentire al lavoratore di svolgere la propria attività in situazioni di emergenza.

Il lavoro da remoto è, infatti, anche un ottimo modo che il datore di lavoro ha per dare continuità alla cultura aziendale nei dipendenti quando a questi non è possibile e/o non è consentito recarsi presso il luogo di lavoro.

Tuttavia, spesso, coloro che lavorano a distanza hanno maggiori difficoltà a  a sentirsi parte dell’azienda. Per i datori di lavoro questo si traduce in maggiori sforzi per far sentire i dipendenti che lavorano in smart working altrettanto realizzati e partecipi di quelli che invece svolgono le loro mansioni in presenza.

Inoltre, per il datore di lavoro, il rafforzamento di una cultura aziendale fra i propri smart worker comporta anche livelli di produttività più alti e maggiori probabilità di raggiungere gli obiettivi prefissati.

Come attivare smart working per fare in modo che funzioni? Ma soprattutto, come fare in modo che la modalità di lavoro a distanza influisca positivamente su senso di appartenenza e produttività della tua azienda?

Continua a leggere per dare una risposta a queste ed altre domande relative ai benefici smart working nel potenziare la tua cultura aziendale.

Prima però capiamo andiamo a vedere qual è il vero significato di smart working.

Definizione di smart working

Il Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali ha definito lo smart working come:“Una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato caratterizzato dall’assenza di vincoli orari o spaziali e un’organizzazione per fasi, cicli e obiettivi, stabilita mediante accordo tra dipendente e datore di lavoro”. Si aggiunge inoltre che si tratta di “una modalità che aiuta il lavoratore a conciliare i tempi di vita e lavoro e, al contempo, favorire la crescita della sua produttività”.

La traduzione più realistica di smartworking non è, quindi, quella di “lavoro da casa” ma quella di “lavoro agile” e/o “lavoro flessibile”. Si basa, infatti, sull’affermazione di una nuova filosofia manageriale fondata sul riconoscimento di una maggiore autonomia e flessibilità ai lavoratori, a fronte di una maggiore responsabilizzazione sui risultati da parte di questi ultimi.

Qual è la differenza fra telelavoro e smart working?

Già da qui è possibile comprendere che esiste una sostanziale differenza fra telelavoro e smart working. Il primo, infatti, consiste in una modalità di lavoro da casa che viene adottata dalle aziende prima di tutto per ridurre i costi.

Dal punto di vista normativo, il telelavoro è regolato in Italia dall’Accordo Quadro del 2004, che obbliga il lavoratore da casa o teleworker ad avere un luogo fisso di lavoro diverso dall’azienda, che solitamente coincide con la propria abitazione di residenza.

Lavorare in smartworking, invece, pur avendo numerosi punti in comune col precedente, non obbliga il lavoratore a legarsi ad un luogo fisico fisso da cui lavorare, ma va bene una qualunque sede al chiuso o all’aperto in cui sia possibile usufruire di un computer e di una connessione internet.

Inoltre, sempre per parlare di differenza fra smart working e telelavoro, c’è da dire che nello smart working non esiste un orario autodeterminato. Lo smart worker può svolgere le sue mansioni negli orari che desidera e il monte ore viene deciso da lui in modo arbitrario purché compatibile con il raggiungimento degli obiettivi prefissati dall’azienda.

Come lavorare in smart working

Per funzionare, quindi, il lavoro in smart working deve rispettare specifiche modalità di svolgimento che includano:

• Autonomia decisionale del lavoratore su tempi e luogo di lavoro;
• Monte di ore flessibile e stabilito in base agli obiettivi da raggiungere.

Queste modalità sono oggi regolate nel nostro paese dal disegno di legge approvato il 28 gennaio 2016. I

n questo documento è stato stabilito come attivare lo smart working, sancendo prima di tutto che questa modalità di lavoro debba essere regolata da un contratto scritto stipulato fra datore di lavoro e lavoratore, con diritto di recesso di quest’ultimo dietro preavviso di 30 giorni.

Nel contratto di smart working vengono stabilite anche eventuali attività di monitoraggio smart working. Questo perché, come controllare smart working, è diventato un aspetto molto rilevante per garantire sia il mantenimento della produttività che la soddisfazione dei lavoratori.

Come lavorare in smart working e aumentare la tua cultura aziendale

È possibile aumentare la cultura aziendale con lo smart working? E se sì, qual è il modo giusto per farlo?

Partiamo da un dato: secondo un sondaggio effettuato dalla società di soluzioni digitali TELUS International, la maggioranza degli intervistati (51%) si è sentita meno collegata alla propria cultura aziendale mentre lavorava da remoto a causa della pandemia.

Quando ai partecipanti è stato chiesto cosa mancasse loro di più del lavoro in ufficio, queste sono state le risposte più comuni:

• Conversazione e interazione con i colleghi (57%);
• Collaborare di persona con un team (53%);
• Tenere la propria vita professionale separata da quella privata (50%);

È quindi evidente che lo smart working da solo non fa aumentare la cultura aziendale e la produttività, ma è necessario che ogni imprenditore lavori sodo coi propri dipendenti per ottenere questo risultato.

Gli strumenti utili per lavorare in smart working

Per forza di cose oggi lo smart working e il lavoro a distanza sono diventati la nuova normalità e gli addetti alle risorse umane si sono già messi a lavoro per capire come fare a rafforzare la cultura aziendale non in presenza.

In particolare, sempre secondo i dati TELUS, alcuni degli strumenti che sono stati ritenuti maggiormente utili nel favorire l’attaccamento alla propria azienda e la produttività sono:

• Workshop virtuali e opportunità di apprendimento continuo (68%);
• Riunioni settimanali del personale e faccia a faccia con i dirigenti (66%);
• Flessibilità degli orari (65%).

Gli eventi e la distribuzione di incentivi in occasioni speciali svolgono, da sempre, un ruolo fondamentale nel mantenere la cultura aziendale. Partecipando a questi appuntamenti, tutti i membri del team si sentono infatti fortemente interconnessi. Questo contribuisce alla creazione e mantenimento di un forte senso di appartenenza all’organizzazione per la quale lavorano.

In altre parole, se queste erano attività che già facevi primi in presenza, tutto quello che devi fare è continuare a svolgerle sfruttando le tecnologie offerte dal web.

Il tuo team si riuniva settimanalmente per supporto e aggiornamenti? In tal caso, è meglio continuare a incontrarsi, solo che ora lo farete attraverso un programma di videoconferenza. E se la tua azienda era solita condividere progressi, fissare obiettivi e festeggiare, continua questa tradizione effettuando delle call durante tutti il periodo di lavoro a distanza.

Smart Working e cultura aziendale: 5 consigli finali

Per concludere ecco 5 consigli per fare in modo che durante lo smart working la cultura della tua azienda non diminuisca, ma al contrario si rafforzi.

1. Fidati dei tuoi dipendenti

I dipendenti che lavorano a distanza tenderanno a dare di più e a sentirsi più coesi se trattati con fiducia e rispetto.

Evita, quindi, di monitorarli eccessivamente perché questo potrebbe ostacolare la loro motivazione e produttività.

Cerca, piuttosto, delle alternative per consentire ai membri del tuo team di condividere con te e con gli altri tutti gli sviluppi del loro lavoro, ad esempio creando una bacheca condivisa.

2. Potenzia le capacità di comunicazione e leadership dei tuoi manager

Lavorando da remoto si perde buona parte della comunicazione non verbale, sarà quindi necessario che i tuoi manager potenzino le loro capacità di comunicazione verbale in modo da fornire indicazioni chiare e precise ai dipendenti riguardo quello che ci si aspetta da loro.

Inoltre, è molto importante fornire il coaching, la formazione e il supporto necessari ai tuoi dirigenti in modo che questi possano sostenere e guidare nel modo giusto i membri del team che lavorano da remoto.

3. Sii trasparente in tutte le interazioni con i dipendenti

Una comunicazione trasparente è fondamentale per mantenere la tua cultura aziendale mentre i dipendenti lavorano da remoto.

I dipendenti devono fidarsi di te, soprattutto durante una crisi economica, quando la sicurezza del lavoro è probabilmente una delle loro principali preoccupazioni.

4. Migliora l’equilibrio tra lavoro e vita privata

In un contesto di lavoro da remoto, l’equilibrio tra vita professionale e vita privata dei dipendenti rischia spesso di essere uno degli ostacoli maggiori per la produttività e il rafforzamento di una cultura aziendale.

Spetta quindi all’imprenditore trovare delle soluzioni, ad esempio fornendo assistenza a coloro che hanno figli e concedendo orari più flessibili a tutti quelli che mostrano difficoltà ad adattarsi alla nuova normalità.

Un primo passo in questa direzione è, ad esempio, quello di non fissare riunioni negli orari che possono intralciare i tempi della famiglia, ad esempio quando si deve pranzare oppure  accompagnare i bambini a scuola.

5. Affronta i problemi di salute mentale che i tuoi dipendenti potrebbero riscontrare

Oltre a prestare attenzione alle questioni legate all’equilibrio tra lavoro e vita privata, devi fare di più per garantire un buon livello di salute mentale dei tuoi lavoratori in smart working.

I problemi di salute mentale che i dipendenti potrebbero sperimentare lavorando a distanza includono la solitudine, la mancanza di interazione quotidiana con i colleghi e la preoccupazione per il proprio lavoro e il futuro economico.

I datori di lavoro possono aiutare a combattere questi problemi di salute mentale creando programmi di assistenza e controllando che i lavoratori abbiano il tempo di riposarsi e di svagarsi durante i periodi in cui non lavorano.

Adottando le opportune strategie e seguendo questi consigli, lavorare in smart working può rivelarsi uno strumento davvero utile non solo per accrescere la cultura aziendale ma anche per aumentare la produttività e far sentire i tuoi dipendenti maggiormente soddisfatti del loro lavoro.

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