time management, gestione del tempo

Hai mai sentito parlare di time management, ovvero il processo di pianificazione della gestione del tempo?

Saper gestire il proprio tempo è una sana abitudine per condurre una vita proficua e piena, ma diventa vitale nel mondo professionale.

Ma chi è che per primo ha messo ben in chiaro quanto il time management potesse essere un valido alleato nella gestione dei propri impegni? Ti stupirà sapere che non si tratta di un grande imprenditore, quanto di un importante statista.

Continua a leggere per saperne di più.

Saranno stati gli anni trascorsi nell’esercito americano, a donare al vecchio presidente americano Dwight Eisenhower una disciplina e un’inclinazione all’organizzazione e alla programmazione così acuta e particolareggiata.

Immagina un pò quanto piena potesse essere l’agenda di un uomo, dapprima ritrovatosi a coordinare un intero esercito durante la seconda guerra mondiale, e poi a gestire le sorti di una nazione sconfinata come gli Stati Uniti.

In un discorso del 1954, enunciò quella che per gli esperti del time management diventerà “la matrice Eisenhower”:

Ho due generi di problemi: quelli urgenti e quelli importanti. Gli urgenti non sono mai importanti, e gli importanti non sono mai urgenti

Ti starai chiedendo dov’è la differenza tra compiti importanti ed urgenti. Infatti entrambi gli aggettivi rimandano con la mente a qualcosa che va fatto assolutamente.

In realtà, approfondendo il discorso, i compiti importanti sono quelli che ci permettono di raggiungere un obiettivo specifico, mentre quegli urgenti non è detto che siano utili al perseguimento delle nostre finalità, ma richiedono una soluzione in un lasso di tempo ristretto, e determinano effetti pressoché immediati.

Il principio elaborato dal vecchio “Ike” prevedeva una semplice categorizzazione dei compiti che ti troveresti a svolgere durante la tua attività lavorativa:to do list

  • Importanti ed urgenti: in questa categoria rientrano quei compiti improvvisi, oppure quelli che hai demandato nel tempo e sei obbligato a svolgere poco prima delle scadenze.

Allora come gestire il tempo in questo caso? Impara a pianificare, e lascia sempre dei piccoli spazi di tempo disponibile nella tua agenda per poter gestire senza troppe difficoltà gli eventi imprevisti.

  • Importanti e non urgenti: questi sono i compiti su cui dovrai concentrate tutte le tue energie per raggiungere i tuoi obiettivi. Impara a non demandarli nel tempo.
  • Urgenti e non importanti: spesso questi compiti ti verranno commissionati da altre persone, ma non saranno utili al fine di ciò che vorrai conseguire. Se nei tuoi programmi non ci sono spazi disponibili, delega. Impara anche a dire “NO”. Piuttosto invoglia le altre persone a trovare una soluzione autonoma ai propri problemi. Ricorda di farlo sempre in maniera gentile e cortese.
  • Non urgenti e non importanti: Con le usuali buone maniere che ti contraddistinguono, sorridi e “gentilmente NO”.

Time management: 3 dritte per organizzare la giornata

Un detto popolare diceva che il mattino ha l’oro in bocca, ed effettivamente è essenziale, anche per la propria attività lavorativa, iniziare la giornata col piede giusto. Purtroppo ho in serbo per te una brutta notizia.

Per far fruttare al meglio una giornata lavorativa è necessario svegliarsi presto, ed abituare il proprio corpo ad una routine mattutina. Essa potrà essere composta dal rito della colazione, dalla passeggiatina con i propri animali domestici, ecc. Insomma da tutte quelle azioni quotidiane che attiveranno il tuo corpo e la tua mente.

L’imprenditore americano Warren Buffet, uno degli uomini più ricchi del mondo, ama ricordare:

Di base potrei comprare tutto ciò che voglio, ma non posso comprare altro tempo.

Il tempo è vitale, al pari delle risorse che potrai investire nella tua attività. Il time management è una delle skills fondamentali, e ottimizzare il tempo ti permetterà di completare con più facilità quelle cose importanti di cui parlava Eisenhower.

1. Fai una To-do-list

La prima ora sarà quella determinante per il ritmo che contraddistinguerà la tua giornata lavorativa, in poche parole sarà il tuo rodaggio quotidiano.

Non ti buttare a capofitto nel lavoro senza un criterio e senza un’organizzazione.

Inizia a scrivere una lista degli obiettivi che vorrai raggiungere durante l’orario di lavoro; non scrivere un papiro (e non dimenticare mai che sei un essere umano!), ma concentrati al massimo su 5 obiettivi.

Pianifica il più possibile la tua giornata, se riesci addirittura programmando le singole ore con piccoli compiti da svolgere in breve tempo, ma con un’alta frequenza. Aumenterai la produttività ed eviterai il rischio di sovraccaricarti di lavoro.

Inoltre la prima ora dedicala anche ad un’attività semplice come la gestione della posta. Lo so che rispondere alle mail molte volte sembrerà una perdita di tempo, ma non sottovalutare le sue potenzialità: mantenere dei contatti è sempre utile, e sul lungo periodo potrà rivelarsi un’arma vincente.

Ti do un consiglio per gestire al meglio la casella postale: nelle risposte sii concreto e sintetico il più possibile (massimo tre frasi per risposta) ed evita di rimanere intasato in inutili newsletter.

Per facilitare la gestione del tempo e degli obiettivi, ti potrà essere utile anche creare aldilà della lista delle cose da fare, una mappa mentale, dove disegnerai al centro la tua idea di partenza e la ramificherai nelle finalità da perseguire.

2. Prenditi una pausa

Per rendere il più produttiva possibile la giornata, è perciò importante gestire il proprio tempo. Quando parlo di tempo, non mi riferisco solo a quello lavorativo, ma anche a quello libero. È essenziale fare una pausa, alternando così momenti di impegno intensivo a momenti di stacco e relax.

Una delle attività più consigliate nelle pause è quella fisica. Sono numerose le ricerche che indicano le attività motorie come momento rigenerante soprattutto per la mente, la quale potrà distarsi temporaneamente dal focus lavorativo, e al rientro in ufficio con maggiore leggerezza potrà sostenere buoni ritmi di produttività.

Dai importanza anche alle ferie: un periodo di stacco totale ogni anno è necessario per recuperare le energie perse e quella voglia magari un pò assopita durante le fatiche dell’anno lavorativo.

Focalizzandoci sull’arco settimanale, cerca di dedicare un giorno interamente allo sviluppo di nuovi progetti, in maniera che la tua attività risulti sempre qualcosa per te stimolante, e venga così costantemente alimentata la tua passione.

3. Evita le distrazioni

Hai pianificato la tua giornata. Ti sei prefissato degli obiettivi. Nella tua agenda c’è solo spazio per l’inchiostro della penna. Allora sai cosa non puoi assolutamente fare? Perdere tempo e potenziare il tuo time management!

Limita l’utilizzo dei social, e soprattutto disattiva le loro notifiche. Interromperanno il tuo lavoro, soprattutto lo frammenteranno, e improvvisamente ti ritroverai perso, senza essere più in grado di ritrovare il filo della matassa.

Se proprio non riesci a resistere alle tentazioni mediatiche, puoi tentare con l’utilizzo dell’appCold Turkey” che bloccherà l’accesso ai tuoi social per un periodo di tempo limitato. Insomma suonerà come un ossimoro, ma la tecnologia viene in aiuto della tua dipendenza tecnologica.

Beh che altro aggiungere? È ora di mettersi a lavoro e leggere i 4 metodi davvero efficaci per smettere di procrastinare.





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