registratore di cassa

Hai deciso di aprire un negozio? Bene, allora, una delle prime cose di cui avrai bisogno per iniziare a lavorare è il registratore di cassa.

Si tratta di un dispositivo davvero indispensabile in ogni esercizio commerciale non solo per tenere conto delle proprie entrate, ma anche per non incorrere in multe e sanzioni dato che nel nostro paese vige l’obbligo registratore di cassa.

La legge italiana ha, infatti, stabilito che ogni attività commerciale, ad esclusione di alcune  eccezioni, debba emettere una ricevuta d’acquisto o scontrino ogni volta che avviene una transazione: tale ricevuta, che viene emessa da un registratore di cassa fiscale, deve essere sempre conservata dal commerciante ed esibita qualora vi sia un’ispezione dei pubblici ufficiali.

Se vuoi sapere tutto quello che riguarda il registratore di cassa corri subito a leggere anche i paragrafi che seguono.

A cosa serve un registratore di cassa

Se hai mai visto un registratore di cassa, o più semplicemente cassa, ti sarai reso conto che è formato, almeno nelle versioni più moderne, da un cassetto con degli scomparti per raccogliere monete e banconote nei vari formati, una tastiera con numeri e lettere e un monitor.

In alcuni casi, come ad esempio nei supermercati, la cassa può anche essere collegata ad uno scanner per leggere il codice a barre degli articoli posti in vendita e ad un POS per le transazioni con bancomat o carta di credito.

Vi è poi una parte del registratore di cassa deputata ad emettere la ricevuta fiscale al cliente: suo compito, infatti, oltre ad immagazzinare il denaro, è quello di stampare la fattura o scontrino con indicati tutti i dettagli della transazione, come ad esempio data e ora dell’acquisto, importo della vendita e identificativo della cassa in cui è stata eseguita l’operazione.

Negli ultimi anni è stato però introdotto un nuovo tipo di dispositivo, il registratore di cassa telematico, il quale non necessita più della stampa dello scontrino in quanto tutti i dati relativi agli incassi sono trasmessi per via telematica direttamente alla agenzia delle entrate.

Questa proceduta, detta dei “corrispettivi elettronici” ha permesso a molti commercianti, ristoratori ed artigiani di dire addio a ricevute e scontrini cartacei, sostituiti dallo scontrino digitale o telematico.

L’uso del registratore di cassa telematico al posto di quello tradizionale è comunque ancora facoltativo ad eccezione della grande distribuzione e dei dispositivi di vendita automatici.

Come funziona un registratore di cassa

Il registratore di cassa non è altro che una specie di computer capace di:

  • Registrare tutte le transazioni avvenute durante la giornata;
  • Immagazzinare il denaro ricevuto per tali operazioni;
  • Emettere la ricevuta fiscale relativa ad ogni pagamento (ad eccezione del registratore di cassa telematico che invia invece tutte le informazioni direttamente alla agenzia delle entrate).

Tuttavia, le sue funzioni non si esauriscono qua: interrogando il registratore di cassa attraverso alcuni comandi, il commerciante è in grado di sapere a chiusura di cassa:

  1. Quali e quanti articoli ha venduto (tale report è detto dei “corrispettivi giornalieri”);
  2. A quanto ammontano i suoi incassi;
  3. Quali modalità di pagamento hanno usato i suoi clienti fra contanti, bancomat o, carta di credito.

Questo è possibile perché all’interno del registratore vi è la “memoria fiscale”, una specie di scatola nera che tiene conto di tutti gli scontrini emessi dal rivenditore ai propri clienti.

Questa memoria non può essere in alcun modo modificata, pena il rischio di incorrere in pesanti sanzioni.

L’iter di funzionamento del registratore di cassa

Si tratta, tutto sommato, di un dispositivo abbastanza semplice e dopo averlo usato alcune volte, il suo utilizzo diventerà quasi automatico.

Per ogni articolo venduto, il cassiere dovrà, infatti, battere sopra i tasti il valore in euro, premere il tasto relativo al codice prodotto abbinato alla categoria IVA di riferimento ed inserire il numero di articoli corrispondenti.

Ovviamente, nel caso di un registratore di cassa collegato ad uno scanner per la lettura del codice a barre il meccanismo di registrazione sarà ancora più semplice ed automatico!

Una volta che sullo schermo, applicati anche eventuali sconti e promozioni, apparirà il prezzo totale, quello che dovrai fare è digitare la somma di denaro che il cliente ti ha consegnato: la macchina da sola ti dirà anche l’eventuale resto.

Se invece il cliente vuole pagare con bancomat o carta di credito, tutto quello che resta da fare è porgergli il POS per concludere la vendita.

Al temine, la stampante collegata alla cassa stamperà lo scontrino su un apposito rullino di carta termica: inutile dire la tastiera del registratore di cassa, premendo appositi comandi, consente anche di correggere eventuali errori, eliminare articoli che all’ultimo momento il cliente decida di non acquistare o fare delle sostituzioni.

Si può usare un iPad come registratore di cassa?

Molti negozi, soprattutto nel settore della grande distribuzione ma non solo, hanno sostituito i registratori di cassa tradizionali con degli iPad: lo scopo principale, in questo caso, è quello di facilitare ulteriormente le transazioni favorendo così anche l’utilizzo della moneta elettronica.

Questi nuovi registratori di cassa, oltre ad essere più attraenti esteticamente, si prestano anche ad una varietà di utilizzi.

Possono, infatti, essere portati per effettuare operazioni di cassa in qualunque parte del punto vendita.

Oppure possono essere messi in un luogo fisso per costituire delle casse aggiuntive da utilizzare anche come lettori di carte di credito e bancomat.

L’uso di iPad come registratori di cassa permette quindi di eliminare le file alla cassa e di sveltire sia l’operazione di registrazione degli articoli venduti che i pagamenti.

Dove si compra un registratore di cassa?

È possibile acquistare un registratore di cassa presso un rivenditore autorizzato oppure su internet: anche siti e-commerce come Amazon o E-Bay offrono spesso registratori di cassa di ultima generazione a prezzo davvero vantaggioso

Una cosa da sapere però è che per poter iniziare ad utilizzare un registratore di cassa occorre effettuare dei test di funzionamento con un tecnico abilitato.

Al termine di tale procedura, detta fiscalizzazione del registratore di cassa, ti verrà rilasciato un libretto riportante i dati dell’azienda produttrice, del rivenditore, dell’utilizzatore e il numero di matricola tramite cui il produttore potrà procedere all’attivazione della memoria fiscale.

Senza tale procedura, il tuo registratore di cassa non potrà tenere nota delle entrate del tuo negozio, della prestazione dei tuoi addetti e di tutte le transazioni effettuate in negozio.

La fiscalizzazione non solo è obbligatoria ma è sempre a carico dell’utente che le esegue.

Per legge anche eventuali cambiamenti, come ad esempio una modifica della ragione sociale cui è abbinato l’apparecchio, richiederà l’intervento di un tecnico specializzato ed il costo dell’intervento sarà sempre a carico dell’intestatario.

Vi sono poi altri adempimenti normativi che riguardano il registratore di cassa come appunto le verifiche annuali, anch’esse a spese delll’utente e svolte da soggetti abilitati (la lista completa la trovi sul portale dell’Agenzia delle Entrate).

Qualora dovesse accadere che un dispositivo non superasse il primo o i successivi controlli, il tecnico vi applicherà una targhetta rossa con la scritta “non utilizzabile”.

Ricorda inoltra che qualora volessi acquistare un nuovo registratore, dovrai procedere a defiscalizzare registratore di cassa precedentemente utilizzato, chiedendo anche in questo caso l’intervento di un tecnico abilitato.

Quanto costa un registratore di cassa?

Il prezzo del registratore di cassa varia dai 200 agli 800 € per i modelli dotati di più funzioni; ci sono modelli talmente avanzati, come ad esempio il registratore di cassa telematico, il cui costo può arrivare a sfiorare i 2.000 €.

Gli elementi che possono contribuire, infatti, ad innalzare il costo di questo indispensabile strumento sono, senza dubbio, le componenti hardware e alcuni accessori come uno scanner per la lettura del codice a barre o il POS.

Per quanto riguarda i software, nella maggior parte dei casi vengono forniti dai rivenditori dietro pagamento di un canone annuale o mensile con cifre che si aggirano fra i 15 e i 30 € al mese a seconda dei moduli attivati.

Prima di scegliere il modello di registratore di cassa adatto a te, dovrai dunque valutare alcuni aspetti:

  • Nel caso di un piccolo business con pochi reparti andrà benissimo un registratore di cassa con poche funzioni e prezzo limitato;
  • Se invece hai un’attività che si occupa della vendita di molte tipologie di articoli e con un listino molto ampio, è preferibile optare per modelli con una tecnologia più complessa dunque anche più costosi.

In altre parole, nel momento in cui ti accingi ad acquistare un registratore di cassa per la tua attività, più che il prezzo dovrai valutare quali sono le tue necessità e scegliere dunque il modello che è maggiormente in grado di soddisfarle.

Quando serve il registratore di cassa

Nel primo paragrafo ho parlato di obbligatorietà del registratore di cassa, in realtà però non tutte le aziende hanno l’obbligo di dotarsi di questo apparecchio, ma solo quelle aziende i cui ricavi siano effettuati con pagamenti in contante e che abbiano fatturato fino a 15.000 € annui, di cui almeno 7.500 € incassati con contanti o altri metodi di pagamento assimilabili.

Qualora un’azienda non dovesse dotarsi di registratore di cassa o dovesse utilizzare un registratore di cassa non fiscale, cioè che non disponga di memoria fiscale finalizzata a registrate tutti gli incassi, è prevista una sanzione fino a 5.000 € mentre in caso di manomissione dei dati l’importo può arrivare fino a 25.000 €.

Sai che dal 1° gennaio 2018 la fatturazione elettronica sarà obbligatoria? Non farti cogliere impreparato, leggi la guida passo passo alla fattura elettronica.





LASCIA UN COMMENTO

Please enter your comment!
Please enter your name here