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Le fatture elettroniche sono obbligatorie per tutti i soggetti dotati di partita IVA residenti o stabiliti in Italia a partire dal 1° gennaio 2019“: è questo quanto stabilito dalla Legge di Bilancio 2018, ma se sei arrivato fino a qui probabilmente sarai già al corrente di questa novità.

Quello che forse non sai sono le modalità di emissione, invio, ricezione e conservazione della fattura: se vuoi sapere tutto ma proprio tutto sulla fatturazione elettronica o, come in molti le hanno già ribattezzate, sulle e-fatture, continua a leggere la nostra guida passo passo alle fatture elettroniche.

Cosa sono le fatture elettroniche

Cosa differenzia la fattura elettronica 2019 dalla semplice fattura cartacea?

Com’è facile intuire, quello che cambia non sono tanto le informazioni contenute dentro la fattura, che saranno di fatto le stesse, quanto piuttosto il supporto su cui la ricevuta viene registrata e redatta.

Le e-fatture dovranno, infatti, essere redatte utilizzando un pc o un qualunque altro supporto digitale come ad esempio un tablet o uno smartphone; inoltre, altro aspetto molto importante, le nuove fatture dovranno essere trasmesse all’acquirente o destinatario per via elettronica.

Per consentire la trasmissione per via telematica, l’Agenzia delle Entrate ha predisposto un proprio Sistema di Interscambio (SDI) cui tutti i soggetti dotati di partita IVA si dovranno adeguare.

Il suo compito, infatti, non è solo quello di trasmettere le fatture ai destinatario tramite il codice destinatario corrispondente al suo indirizzo PEC, ma anche quello di controllare che la fattura contenga tutti i dati obbligatori ai fini fiscali e che il codice IVA del cessionario e del ricevente siano effettivamente esistenti.

Tramite lo stesso Sistema di Interscambio, il venditore riceverà poi una ricevuta di consegna della fattura con riportata anche data e orario preciso dell’avvenuta ricezione; entrambi i due soggetti dunque, cioè cliente e venditore, dovranno quindi indicare un loro indirizzo di posta elettronica in cui ricevere la fattura.

Fatture elettroniche: da quando è un obbligo?

L’obbligo fatturazione elettronica scatta a partire dal 1° gennaio 2019, dunque entro questa data tutti gli operatori commerciali interessati si dovranno adeguare alla nuova normativa.

La nuova normativa della fatturazione elettronica stabilisce, infatti, che con l’inizio del nuovo anno tutti i passaggi di denaro relativi a cessioni di beni o servizi dovranno essere registrati non più con una semplice ricevuta o scontrino di carta ma con una fattura online.

Qualora, scaduti i termini, un operatore non si dovesse adeguare e continuasse ad emettere fatture in formati diversi da quello elettronico, non solo la fattura stessa sarà considerata come non emessa, ma il venditore potrebbe incorrere in pesanti sanzioni, mentre l’acquirente non potrà procedere allo scarico dell’IVA.

I vantaggi di questa trasformazione sono notevoli: non solo sarà ridotto il consumo di carta, ma, grazie al Sistema di Interscambio predisposto dall’Agenzia delle Entrate, ci sarà anche un grande risparmio di tempo e di denaro per quello che riguarda l’invio e la conservazione delle ricevute fiscali.

Il nuovo sistema renderà, infine, più semplice anche la contabilizzazione dei dati, dato che tutte le informazioni contenute nelle e- fatture saranno acquisite in modo automatico, riducendo anche il rischio di errori di trascrizione.

Fatture elettroniche: chi le deve fare?

L’obbligo fattura elettronica riguarda sia le transazioni B2C, quindi le cessioni che avvengono fra aziende, sia le transazioni B2B, che hanno invece come destinatario finale il consumatore. Secondo la fatturazione elettronica normativa solo pochissime tipologie di operatori sono esclusi da questo cambiamento e li scopriremo insieme nei paragrafi che seguono.

Ci sono però alcune categorie di esercenti che sono esonerati dall’obbligo di fattura elettronica, vale a dire:

  • gli operatori che rientrano nel “regime di vantaggio”e quelli che rientrano nel “regime forfettario”;
  • i piccoli produttori agricoli, esonerati dall’emissione di fatture già prima dall’introduzione della nuova normativa.

Come fare le fatture elettroniche

Dato che ad Intraprendere piace la concretezza, vediamo ora come fare una fattura elettronica.

Innanzitutto, la prima cosa da dire è che per poter compilare una fattura elettronica è necessario avere:

  • Un supporto digitale tramite cui trascrivere i dati, vanno benissimo sia un pc sia un tablet o uno smartphone;
  • Un programma (software) che permetta la conversione del file su cui è compilata la fattura in formato XML così come previsto dalla normativa sulla fatturazione elettronica 2019;
  • Una connessione ad internet.

Anche se sul mercato sono già disponibili numerosi software a pagamento per consentire la compilazione della fattura in formato XLM, per favorire gli esercenti l’Agenzia delle Entrate ha messo a disposizione alcuni sistemi gratuiti quali:

  • Una procedura web, utilizzabile accedendo al portale “Fatture e Corrispettivi” del sito internet dell’Agenzia;
  • Un’App per tablet e smartphone, denominata FATTURAe, scaricabile dagli store Apple o Android;
  • Un software scaricabile su PC.

Questi tre sistemi andranno benissimo per numerose categorie di esercenti, soprattutto per coloro che non emettono un numero molto elevato di fatture; per gli altri è preferibile optare per dei software magari rilasciati dalle stesse aziende che forniscono loro il gestionale per la registrazione delle fatture.

La procedura passo passo

Ora però rispondiamo più direttamente alla domanda “fattura elettronica: come fare?

Per semplificare, ammettiamo che tu abbia deciso di utilizzare la procedura web disponibile gratuitamente accedendo al portale “Fatture e Corrispettivi” presente sul sito internet dell’Agenzia delle Entrate.

Per accedervi, devi prima essere in possesso delle credenziali SPID oppure Fisconline/Entratel o CNS (Carta Nazionale dei Servizi) da richiedere attraverso il sito o presso uno degli uffici della stessa Agenzia delle Entrate.

Una volta entrato nel portale, per poter iniziare a compilare la tua prima fattura elettronica è così composta:

  • Verifica i dati che appaiono sulla schermata iniziale;
  • Procedi con il salvataggio e vai avanti, altrimenti modifica i dati errati e prosegui;
  • Inserisci i dati del cliente cui inviare la fattura.

Riguardo i dati del cliente vi è compreso il campo “Codice Destinatario”, costituito da 7 elementi alfanumerici che lo stesso concessionario ti avrà dato al momento di concludere la transazione: questo codice serve infatti al sistema per sapere a quale indirizzo telematico recapitare il documento.

In alcuni casi però, invece, del Codice Destinatario potresti avere solo la PEC del committente: inseriscila nel campo apposito e in quello relativo al codice metti il valore “0000000”.

In assenza sia del codice alfanumerico sia della PEC, dovrai inserire solo il valore “0000000” e la fattura, pur non essendo inviata, resterà a disposizione del cliente all’interno del sistema.

Come conservare le fatture elettroniche

Con le e-fatture devono avvenire per via telematica non solo la compilazione e la trasmissione ma anche la conservazione.

Se pensi che questo significhi archiviare sulla memoria del tuo pc il file della fattura sei però molto lontano dalla realtà:

Anche il processo di conservazione in modalità elettronica delle fatture online avviene tramite il portale dell’Agenzia delle Entrate.

La nuova modalità permette agli operatori di non perdere i loro documenti fiscali e di potervi accedere in qualunque momento tramite il sistema. Accedere a tale servizio di conservazione è anche in questo caso molto semplice: basta entrare nel portale “Fatture e Corrispettivi” tramite le password di accesso e cliccare sul link “Accedi alla sezione conservazione”.

All’interno di questa sezione sono disponibili due link distinti:

  • Il primo, denominato “Dati rilevanti ai fini IVA”, permette di accedere ad una pagina in cui è riepilogato il numero delle fatture emesse e ricevute nell’ultimo trimestre: cliccando sulla lente d’ ingrandimento relativa a ciascuno dei documenti in elenco, potrai visualizzarne immediatamente i dettagli;
  • Il secondo link, denominato “Monitoraggio dei file trasmessi”, consente di accedere a un’altra pagina in cui è possibile avere numerose altre informazioni sulle tue fatture, in particolare ottenere le ricevute dell’avvenuta consegna o meno ai tuoi committenti.

La conservazione dei file relativi alle fatture sarà possibile fino al 31 dicembre dell’anno successivo a quello di ricezione dei documenti da parte dello SDI, dunque se desideri conservarli più a lungo ti consiglio di effettuare un download in una cartella del tuo pc.

Come ricevere le fatture elettroniche

Dopo aver sottoposto a dei controlli specifici la fattura compilata dal fornitore, il Sistema di Interscambio consegnerà il documento all’indirizzo telematico presente nella fattura stessa, sia che si tratti della casella PEC oppure del canale telematico associato al Codice Destinatario di 7 cifre.

In alcuni casi, è possibile anche scegliere come destinatario un soggetto terzo, corrispondente ad un intermediario oppure un provider che offre servizi di trasmissione e ricezione delle fatture elettroniche.

Perché la ricezione vada a buon fine è dunque necessario che il cliente comunichi al suo fornitore l’indirizzo PEC oppure il Codice Destinatario a lui assegnato.

Il modo più rapido per assicurarsi che questo avvenga è quello di registrare all’interno del proprio Sistema l’indirizzo telematico in cui si desidera ricevere le proprie fatture.

A questo scopo è stato infatti pensato il servizio gratuito aggiuntivo “Registrazione della modalità di ricezione delle fatture elettroniche” presente dentro il portale.

In alternativa, è possibile portare sempre con sé su carta o sul proprio smartphone un QRCode contenente l’indirizzo telematico di default utilizzando il task gratuito presente sul sito “Generazione QRCode”: in questo caso ti sarà sufficiente farlo scannerizzare al tuo fornitore prima di compilare la faattura.

Come inviare le fatture elettroniche

Ora che sai tutto su come compilare, conservare e ricevere le fatture elettroniche, forse vorrei anche sapere come fare ad inviarle: ti accontento subito.

Come avrai capito, anche l’invio avviene tramite il SDI, o Sistema di Interscambio, che può essere considerato in tutto e per tutto come un postino.

Perché però tale Sistema sia messo in grado di funzionare, occorre inserire correttamente tutti i dati del committente, proprio come se tu dovessi inviare una lettera o una raccomandata.

Per l’invio vero e proprio, ci sono poi ben quattro modalità entro cui scegliere:

  • Utilizzare il servizio di consegna online disponibile sul portale “Fatture e Corrispettivi” dell’Agenzia delle Entrate che permette l’upload del file XML e salvarlo sul proprio pc;
  • Ricorrere ad un analogo servizio di consegna tramite l’App FATTURAe già citata sopra;
  • Inviare il file della fattura con la tua PEC all’indirizzo “sdi01@pec.fatturapa.it”;
  • Usare infine un canale telematico personalizzato attivato tramite il Sistema.

L’ultima procedura è consigliata alle aziende che emettono un numero elevato di fatture e devono gestire molti invii giornalieri.

Inoltre, dato che per attivare questo canale telematico occorre stipulare un “accordo di servizio” con il SDI attraverso l’invio di una “richiesta di accreditamento” in cui sono da inserire informazioni tecniche molto dettagliate, se intendi ricorrere a questa procedura dovrai organizzarti per tempo.

Bene, questa guida è terminata: da adesso in poi la fatturazione elettronica non avrà più segreti per te!

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