I Migliori Strumenti Digitali per Potenziare la tua Comunicazione Interna

La comunicazione interna è un aspetto davvero cruciale per il buon andamento di un’azienda.

Gli strumenti online sono sempre di più e rispondono alle sempre più pressanti richieste in parte standard e parte specifiche:

• Chi non ha bisogno di fare una chiamata telefonica?
• Chi non ha bisogno di confrontarsi in conference call o rimanere in contatto in chat?
• Chi, da quando c’è Internet, non ha frequentato community e forum alla ricerca di soluzioni?

Oggi ti presento diverse soluzioni che coprono un ampio spettro di esigenze spesso comuni e tra loro sempre più correlate.

Durante l’arco della giornata è diventato davvero semplice usare più di uno strumento. Molti si lamentano che ne esistono sin troppi da introdurre ed imparare e preferirebbero soluzioni all-in-one per la propria comunicazione interna, che spesso si rivelano corpose e orientate ad esigenze enterprise. Ma che di fatto coprono la maggior parte delle necessità tipiche di un’azienda strutturata.

Altre soluzioni sono più verticali e meglio pensate per una specifica funzionalità e spesso sopperiscono alle loro mancanze promuovendo lo sviluppo di integrazioni.

Le migliori piattaforme per creare e gestire delle community

Iniziamo con Discourse, si presenta come una soluzione 100% open-source, in soldoni una piattaforma per forum, dove se non si hanno specifiche competenze tecniche o si vuole una soluzione gestita viene proposta anche una versione Enterprise.

Insomma un mix di mailing-list, forum e chat room.

Flarum è anch’essa una soluzione forum, open-source, seppur più verticale sul forum della precedente; ed offre la stessa possibilità di estensione e di personalizzazione nel caso abbiate un team di sviluppo software alle spalle nel supportavi sulle attività necessarie. Il loro motto è Flarum Made Simple!

Ora si fa un gran parlare di Community e dei benefici nel svilupparle, ed ecco spuntare i software per gestirle!

Spectrum, ad esempio, si fregia di essere community-oriented, di fatto è una chat, quindi il classico realtime messaging che conosciamo, anche se promette bene.

Oltre a sistemi di chat, di gestione community o forum la comunicazione aziendale si concentra spesso su voce e video.

DiscordApp si definisce un’applicazione all-in-one; puoi creare delle chat ed inviare messaggi vocali. Viene resa disponibile sia la versione desktop che smartphone.

Non si può non citare in questa moltitudine, per la sua popolarità, Slack.

Slack è molto più di una chat.

Da sempre ha puntato molto sulle integrazioni, tanto che ultimamente ho scoperto anche l’esistenza di Yodel, il quale permette di ricevere chiamate direttamente su Slack, quest’ultime possono essere convertite in testo con algoritmi di speech-to-text ed inoltre puoi o rispondere automaticamente con del testo che diventa un messaggio letto come da un centralino o anche riprogrammare la chiamata per riprendere la conversazione.

Ottimo aiuto per chi gestisce il supporto ed ha già in “casa” Slack.

Cito anche Crisp perchè in parte rientra anche lui come sistema di supporto o meglio preferisco definirlo come un sistema per rimanere in contatto con i tuoi clienti.

Concentrato nel ricevere feedback dai propri clienti ha anch’esso un sistema di messaging orientato ad essere anche strumento di re-marketing. Con tanto di sistema di automazione con Bot.

I migliori software per registrare video e voce

Infine come non citare strumenti che sono solito usare per fare video meetings o mastermind, webinar o altre iniziative dove vogliamo registrare video e voce?

Parlo di Appear, dove la versione free è limitata a 4 partecipanti.
Oppure quella che uso abitualmente, Zoom.us e che personalmente raccomando.

Ovviamente gli strumenti di collaborazione sono ovunque, come non citare Wire quando si  cercano collaboration platform. Si definisce particolarmente sicura e va oltre al classico messaging offrendo anche file sharing e video&voice conference.

Avrai capito che tra collaboration hub, community management software e tanto altro, ti troverai sempre più nell’imbarazzo di dover scegliere quale piattaforma (o piattaforme) provare e allo stesso tempo collaudare.

Queste soluzioni sono già una scrematura dell’esistente. Per scrematura intendo quello che mi sento di consigliare sia per averne fatto un utilizzo diretto durante il mio lavoro in Team che per aver ricevuto entusiastiche raccomandazioni.

4 dritte per migliorare la tua comunicazione interna

Ma il mio consiglio rimane sempre quello di non farsi travolgere dai trend del momento.
Quindi ti elenco alcune precauzioni su cui riflettere:

• Scegli sulla base del trade-off chiavi in mano (cloud on-demand managed) e soluzioni open-source dove per quest’ultime, devi avere alle spalle un team tecnico anche solo per distribuire l’applicazione.
• Ogni piattaforma è nata per una specifica task, evita quanto più possibile di farla diventare una soluzione per qualunque cosa (anche se è comprensibile che non si voglia utilizzare un surplus di strumenti).
• Uno strumento non è un’isola; come spesso dico, va scelto strategicamente e connesso agli strumenti pre-esistenti, ma, aggiungo, non lasciarti comandare solo dalla sindrome della fetish checklist, come ho spiegato nel mio podcast durante l’episodio per la scelta di una soluzione software.
• Tieni sempre a mente il principio KISS “keep it simple, stupid”, alle volte la comunicazione e la collaborazione sono già difficili di per sè non aggiungete complicazioni.

Gli strumenti ci sono e sono anche validi, la collaborazione e la comunicazione sono fondamentali in ogni ambito lavorativo, non cadere negli errori tipici della scelta di soluzioni software.

Vuoi approfondire in modo più ampio il tema della comunicazione interna? Qui scopri tutto quello che devi assolutamente sapere sulla comunicazione aziendale!