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Sapevi che ogni anno innumerevoli compagnie perdono milioni e milioni di euro a causa di una cattiva gestione della comunicazione aziendale?

Facciamo prima un po’ di chiarezza. Ogni azienda che si rispetti sviluppa un proprio piano di comunicazione aziendale. Questo a sua volta si ramifica nel piano di comunicazione aziendale interna ed esterna.

Vediamo insieme di cosa si tratta e cosa le differenzia.

Differenze fra comunicazione interna ed esterna

Nel primo caso si elaborano le strategie di comunicazione rivolte verso l’interno, ovvero dal management verso lo staff, e nel secondo caso invece, le strategie mirate ai potenziali clienti, cioè al target che l’attività imprenditoriale si è preposta.

Non immaginare la comunicazione esterna come la semplice attività di marketing finalizzata alle vendite, ma piuttosto come il tentativo di instaurare un rapporto di fiducia con i potenziali clienti (clicca qui per scoprire tutte le differenze tra marketing e comunicazione).

Il marchio sponsorizzato dovrà essere associato dal pubblico alle qualità e alle caratteristiche che idealmente l’azienda vuole trasmettere. Questo è il risultato ultimo, e sperato di un’intera campagna di comunicazione. Naturalmente sono presenti tutta una serie di step prima di giungere a questo traguardo.

Hai presente il concetto di “butterfly effect”? Partendo dal battito di ali di una farfalla, a distanza di migliaia di km avrà origine un tornado. Una sorta di reazione a catena avviene anche nel mondo aziendale, e scova il suo ipocentro proprio nella comunicazione interna.

Proprio per tale motivo se sei alle prese con una tua attività o hai intenzione di aprirne una in futuro, non sottovalutare mai la gestione della comunicazione d’impresa.

Gli obiettivi della comunicazione aziendale interna

Perché investire sulla comunicazione aziendale interna? Ti darò tre risposte lapidarie per farti comprendere l’essenza di questa strategia:

  • Si riscontra un aumento dell’impegno profuso dallo staff.
  • Migliora la competitività della propria azienda.
  • Diventa possibile la creazione di un’equipe affiatata con una visione comune degli obiettivi da realizzare.

Migliorare la comunicazione interna comporta ovviamente tutta una serie d’investimenti, tra i quali anche l’avvalersi di esperti del settore, ma dati alla mano, il ROI, l’indice di redditività sul capitale investito, è costantemente contraddistinto dal segno positivo.

In questa sorta di effetto domino, schematizzando all’estremo i tecnicismi economici, potrai notare che una comunicazione interna ben congeniata determinerà un’efficiente comunicazione esterna, la quale a sua volta genererà profitti attraverso le vendite e la fidelizzazione dei clienti, ed inoltre attirerà nuovi investitori.

Come impostare una comunicazione efficace in azienda

Le tecniche di comunicazione aziendale nel corso degli anni hanno subito notevoli cambiamenti. Se stai ancora pensando a quei fogli svolazzanti soprannominati  “circolari interne”, sei completamente fuori strada!

Però devo dirti la verità, così come nella vita, anche nella comunicazione aziendale persevera un must senza tempo: il saper ascoltare.

I manager non si possono limitare ad impartire direttive, ma devono essere anche aperti alle esigenze del proprio staff.

Non a caso negli ultimi anni si è sviluppata la tendenza a limitare le classiche strutture gerarchiche nei gruppi di lavoro. Forse da un lato si stimola con possibili ricadute negative la competitività tra i membri dello stesso staff, ma dall’altro ognuno è ricoperto dello stesso carico di responsabilità nel perseguimento degli obiettivi di lavoro.

Insomma una gestione più equa, che può cementificare con più facilità la coesione del gruppo.

Come ti dicevo, spesso è necessario avvalersi di esperti nella comunicazione per far sì che essa risulti efficace. Essi spesso utilizzano tecniche che potremmo definire “sociologiche” per determinare la tipologia d’intervento all’interno dell’azienda.

Come la sociologia ha contaminato decenni fa la pubblicità attraverso le ricerche di mercato, e in particolar modo con quelle che venivano definite le ricerche motivazionali, così oggi si cerca di comprendere meglio le caratteristiche dello staff attraverso, ad esempio, appositi questionari rivolti direttamente agli impiegati.

Si cerca in qualche modo di determinare gli influencer presenti nel gruppo, e di sfruttare nell’interesse dell’azienda le loro qualità carismatiche e di leader.

I nuovi strumenti a disposizione della comunicazione aziendale

Nell’era del Web 2.0 gli strumenti disponibili per impostare una comunicazione aziendale sono diventati numerosi.

Il loro pregio principale sta nell’aver reso la comunicazione più semplice e intuitiva.

Sugli smartphone e sui tablets di ogni impiegato si sono sviluppate applicazione progettate proprio per sopperire alle difficoltà che hanno da sempre caratterizzato la comunicazione interna.

Sto pensando a tutta una serie di app, che forse ti risulteranno sconosciute, ma hanno permesso di diminuire le distanze comunicative tra management e lo staff. Sono esempi concreti alcune piattaforme social dedicate al mondo dell’enterprise come Podio, ZenDesk, FreshDesk e Sales ForceChatter.

Grazie alla presenza di chat, forum e la possibilità di lasciare feedback da parte dei dipendenti, il dialogo tra i due diversi livelli aziendali diventa più rapido, più facile e sicuramente meno formale, andando anche ad equilibrare le sinergie tra responsabili ed impiegati.

Inoltre questi nuovi strumenti permettono di non interrompere il flusso lavorativo quotidiano. Ricordi i vecchi meeting aziendali organizzati magari settimanalmente, dove gli impiegati erano semplici spettatori dei discorsi ridondanti dei manager? Con le nuove tecnologie si evitano perdite di tempo inutili, e non si sottraggono preziose ore lavorative al personale.

Che fine fanno i vecchi strumenti comunicativi?

Sì lo so cosa stai pensando. Ti ho cantato le lodi di tutte queste nuove piattaforme social, e di una nuova comunicazione aziendale molto più dinamica ed intuitiva, e ora ti parlo dei vecchi strumenti comunicativi.

Sarà perché forse sono un amante del vintage, ma la strumentazione aziendale antiquata può ancora rilevarsi utile, anche se attraverso un utilizzo differente dal passato. La mail ad esempio, resta sempre un valido mezzo per passare informazioni.

Quello che deve cambiare è la tipologia di linguaggio. Non più una vecchia circolare in forma digitale, ma un testo sintetico con le informazioni essenziali.

Anche i meeting possono avere ancora una propria valenza, magari programmandoli su tempistiche più lunghe. Essi devono però perdere quella funzione divulgativa che dal management si direziona verso la platea dello staff.

L’incontro aziendale dovrebbe diventare un’occasione per coltivare i rapporti umani, e approfondire le affinità tra i diversi membri dell’azienda.

La convivenza di vecchi e nuovi metodi comunicativi potrebbe così rilevarsi la chiave per diffondere dentro ogni gruppo aziendale una visione di insieme realmente condivisa.

Ne gioverebbero il clima sul posto di lavoro e i profitti aziendali.

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