Il Controllo di Gestione: Ecco i 4 Metodi più Efficaci!

Immagina cosa sarebbe la tua impresa se non venisse esercitato alcun tipo di programmazione e controllo: non esercitando alcuna forma di controllo di gestione aziendale molto difficilmente riusciresti a chiudere l’anno centrando anche solo uno degli obiettivi prefissati.

Ovviamente le tecniche di controllo di gestione che si possono adottare sono molteplici e molto dipendono anche dalle dimensioni e dalle caratteristiche della tua impresa.

Uno dei metodi di controllo di gestione sul lavoro dei propri dipendenti consiste, ad esempio, nel comunicare gli obiettivi primari della società in modo che tutti si impegnino verso una direzione comune.

Questi obiettivi possono includere l’incremento della produttività finalizzata alla massimizzazione dei profitti oppure la ricerca di nuovi mercati per la collocazione dei propri prodotti.

Dopo la definizione degli obiettivi primari, chi dirige un’azienda dovrà anche procedere all’assegnazione di compiti specifici ai propri dipendenti e al monitoraggio delle performance.

In via del tutto generale coloro che detengono la leadership aziendale hanno a disposizione non uno, ma ben 4 strategie per tenere le redini della propria organizzazione.

In altre parole possiamo dire che esistono 4 metodi efficaci di controllo di gestione: scopriamoli insieme nei paragrafi che seguono.

1. Il controllo di gestione attraverso standard di prestazione

Hai mai provato a raggiungere degli obiettivi di crescita senza individuare dei passaggi intermedi e suddividere fra i tuoi collaboratori i compiti necessari ad ottenere tali risultati?

Quasi certamente un’azienda in cui l’imprenditore non si ingegnasse a stabilire degli standard di prestazione è destinata a procedere in modo disordinato e caotico, perdendo di vista gli obiettivi prefissati.

In parole più semplici gli standard di prestazione non solo altro che degli obiettivi più chiaramente definiti.

Qualche esempio? Stabilire di introdurre 10 nuovi prodotti entro la fine dell’anno oppure aumentare i profitti dal 5 al 10 per cento nel nuovo anno fiscale.

C’è da dire anche che più la tua impresa sarà strutturata, più avrai bisogno di stabilire gli standard di prestazione al fine di ottenere il pieno controllo nella gestione.

In molti casi, i top manager ricorrono, oltre agli standard di prestazione, anche a descrizioni specifiche degli incarichi di lavoro che non sono altro che una sintesi delle responsabilità di ciascun dipendente nello svolgimento delle proprie funzioni.

2. Il controllo di gestione attraverso il monitoraggio delle performance

La gestione di un’azienda non può prescindere dall’analisi dei costi e da una valutazione scadenzata e periodica delle proprie performance.

In via del tutto generale dovrai effettuare tale valutazione almeno ogni 6 o 12 mesi per far sì che nella tua azienda tutto fili liscio, ma in alcuni casi potrebbero essere necessarie anche delle sessioni trimestrali e mensili.

Essere costantemente informati su costi e ricavi della tua attività è uno dei compiti cui un imprenditori non può sottrarsi se vuole attuare un controllo di gestione efficace: sappi però che l’obiettivo fondamentale di quest’analisi è quello di correre subito ai ripari qualora le performance dovessero apparire al di sotto delle aspettative desiderate.

Questo richiede la necessità di stabilire un immediato piano di azione in grado di determinare un cambio di rotta delle prestazioni: in questo processo dovranno essere coinvolti naturalmente anche i tuoi dipendenti e tutta l’organizzazione, che dovrà essere guidata in modo ottimale al fine di rimettersi subito in carreggiata.

3. Il controllo di gestione attraverso le strutture organizzative

Proprio come in una famiglia, in un’azienda è necessario procedere alla spartizione delle competenze secondo quelle  che sono le sue esigenze fondamentali.

Questo permette, oltre ad un controllo di gestione più efficace, anche una migliore allocazione delle risorse, sia di quelle umane che di quelle finanziarie.

Tali spartizioni prendono il nome di strutture organizzative, che in altre parole non sono altre che le funzioni essenziali di un’azienda: marketing, ingegneria, finanza, amministrazione sono solo alcuni esempi di struttura organizzativa che potrebbero essere necessari in un’impresa.

In taluni casi però potrebbe essere necessario istituire strutture organizzative specifiche riservate ad esempio al prodotto, se l’obiettivo è quello di migliorare la qualità dei prodotti della tua azienda, oppure al cliente se quello che si desidera è invece di aumentate il grado di soddisfazione dei propri clienti.

4.Il controllo di gestione attraverso stili di leadership differenti

Di sicuro avrai sentito parlare delle diverse tipologie di leader e forse già saprai che possono esistere leader più autoritari, in cui il controllo di gestione è centralizzato, e leader affiliativi in cui invece prevale il lavoro di squadra.

Quello che invece non sai è che spesso risulta più efficace ai fini di controllare meglio la propria azienda adottare stili di leadership differenti.

Nel caso della gestione di progetti, ad esempio, è di solito preferibile adottare uno stile di leadership più autoritario, in quanto esiste la necessità di adeguarsi a determinati schemi prefissati.

Invece, nel caso di gestione di nuovi prodotti da introdurre sul mercato, lo stile partecipativo, che può andare dal semplice orientamento fino alla delega di funzioni e competenze, si rivela in molti casi migliore in quanto più aperto al contributo di tutta la squadra.

In presenza invece di punti deboli all’interno delle competenze dei dipendenti, uno stile di leadership che si rivela sicuramente utile è quello del coaching, in quanto, guidando, trasferisce anche nuove abilità e competenze ai propri  collaboratori. Un esempio in tal senso è quello del  dirigente alle vendite che assiste da vicino i propri venditori al fine di migliorarne le prestazioni.

In alcuni casi, infine, potrebbe rivelarsi efficace lo stile di supporto, in cui il leader gioca soprattutto un ruolo motivazionale, infondendo fiducia nei lavoratori in modo che alla fine diventino più produttivi.

In conclusione

Le 4 tecniche di controllo di gestione descritte sopra potrebbero far pensare che le aziende siano delle macchine perfette in cui tutto funzioni alla perfezione.

In verità, ogni imprenditore sa benissimo che non è così e che gli ostacoli che possono frapporsi fra un perfetto controllo di gestione e una gestione disordinata sono tantissimi.

E’ chiaro dunque che è molto importante non perdere mai il controllo della situazione, affidandosi a strumenti idonei come software gestionali che consentano di effettuare in modo semplice e rapido l’analisi dei costi e dei ricavi e delegando le funzioni di controllo ai propri top manager per quello che riguarda la loro struttura di riferimento (personale, prodotto, clienti e così via).

Le aziende hanno inoltre bisogno ogni tanto di introdurre dei cambiamenti e spesso questo avviene in presenza di scossoni per cui oltre alla capacità di gestire gli eventi ordinario, un bravo dirigente dovrà anche essere in grado di gestire in modo ottimale anche quelli straordinari.

Per approfondimenti ti consigliamo di leggere “Stili di Leadership: Come Dovrebbe Agire Ogni Leader in Azienda”