Press Kit: Cos’è, a Cosa Serve e Come si Realizza una Cartella Stampa Efficace

Anche se oggi ci sono molti più strumenti per promuovere la propria attività, uno dei più validi resta il press kit. Di cosa si tratta, a cosa serve, e come creare un press kit efficace?

Per far conoscere la tua azienda è necessario creare un press kit che contenga immagini, informazioni e altri file, in modo da aumentare la visibilità e la probabilità di finire sulle pagine di giornali stampali e digitali. Le informazioni devono essere organizzate in modo chiaro e semplice, l’accessibilità del press kit, o media kit, è un requisito fondamentale per favorire la promozione della tu azienda.

Come riuscire in questa impresa?

Scopriamolo subito nella guida che segue.

Che cos’è un press kit

Un press kit non è altro che una risorsa promozionale che le aziende e i brand utilizzano per comunicare notizie e fatti importanti ai giornalisti.

Consiste, in genere, in un documento fronte/retro di una pagina contenente informazioni di contatto e dettagli riguardo storia della tua attività, eventi, prodotti o promozioni.

Il press kit può essere poi divulgato di persona durante fiere, eventi e conferenze stampa, oppure via via e-mail o come PDF sul tuo sito web. Anche il suo contenuto varia a seconda che lo utilizzi per promuovere un prodotto o servizio specifico, un evento oppure la tua attività in generale.

Tuttavia, tutte le cartelle stampa devono sempre contenere dettagli importanti come le informazioni di contatto, la biografia del team e il tuo sito web. Ecco riepilogati di seguito quali sono gli elementi che non devono mai mancare in un press kit:

• Introduzione: una riga in cui devono essere contenuti il nome della tua attività e un indirizzo e-mail a scopo di contatto. Come puoi immaginare, si tratta di una delle parti più importanti di tutta la cartella stampa;
• Descrizione della tua attività: in questa parte devi descrivere in poche frasi cosa fa la tua attività, qual è la tua storia o la tua mission e quali sono i tuoi prodotti e servizi principali;
• Scheda informativa: contiene informazioni in formato ridotto (in genere, almeno 5) che devono essere in grado di attirare l’attenzione di giornalisti e lettori generici;
• Logo o immagini: puoi includerle in alto nel file, oppure, se il press kit è solo digitale, all’interno di un modulo scaricabile all’interno del press kit stesso;
• Comunicati stampa passati: ricordati sempre di includere nel tuo press kit multimediale, anche i comunicati stampa che hai inviato in passato.

A cosa serve il press kit

Dopo aver visto grosso modo come funziona il press kit e quali sono le parti più importanti che deve contenere, cerchiamo di capire meglio a cosa serve.

Lo scopo di una cartella stampa è, generalmente, quello di creare un’impressione positiva della tua attività. Il pubblico principale sono i giornalisti e le agenzie di comunicazione, ma può servire anche a portare più clienti per i tuoi prodotti e servizi.

Inoltre, dato che la gran parte dei media kit sono oggi di tipo digitale, questi possono servire anche ad arricchire i contenuti della pagina “chi siamo” sul tuo sito. A tale scopo puoi aggiungere anche la biografia dei tuoi dirigenti e aneddoti relativi alla tua storia passata e alla nascita di alcuni dei tuoi articoli di punta.

Infine, i press kit sono spesso inseriti all’interno di cartelle stampa che vengono distribuite in occasione di eventi e conferenze. In questo modo, i giornalisti hanno a disposizione un altro canale da cui attingere maggiori informazioni sull’azienda.

Per quanto riguarda lo scopo specifico, proprio come un comunicato stampa, un press kit può essere utilizzato per annunciare l’apertura di una nuova attività o sede, promuovere un nuovo prodotto o servizio oppure un evento o una promozione di mercato.

In genere, lo scopo di una cartella stampa è uno dei seguenti:

• Presentare la tua nuova attività: se hai appena aperto la tua attività o ti sei trasferito di recente in una nuova comunità, puoi usare il press kit per presentarti alla stampa locale e ai consumatori;
• Condividere un prodotto o servizio: un kit multimediale è un ottimo modo per presentare un nuovo prodotto o servizio o condividere dettagli su ciò che la tua azienda già offre. Puoi aggiungere anche informazioni sulle caratteristiche e sui costi dei tuoi prodotti e indicazioni per far sapere ai clienti come raggiungerti;
• Promuovere un evento o una nuova promozione: un press o media kit è senza dubbio un ottimo strumento per far inserire il tuo evento nei calendari della comunità e nei notiziari locali;
• Presentare un nuovo membro del team: a volte, i comunicati stampa vengono utilizzati per pubblicizzare l’arrivo di una nuova risorsa o un nuovo talento nel team della tua azienda.

Come fare un press kit in 10 step

Su internet troverai numerosi press kit template per aiutarti a progettare una cartella stampa cartacea e/o digitale efficace. Tuttavia, se vuoi che il tuo kit multimediale abbia il massimo impatto, ti consiglio di seguire passo passo questi 9 step fondamentali per la sua preparazione.

1. Trova lo scopo della tua cartella stampa

Determinare lo scopo del tuo press kit serve prima di tutto a decidere le informazioni e le immagini (fisiche o multimediali) da inserire all’interno. Tuttavia, lo scopo di una cartella stampa non ne determina solo il contenuto, ma anche il formato e il modo in cui lo distribuirai ai giornalisti. A seconda dello scopo del tuo kit multimediale, ci sono infatti due metodi principali per distribuirlo:

• In formato digitale;
• Su carta.

Le cartelle stampa tradizionali, distribuite in cartelle cartacee, sono meno comuni, ma possono comunque essere utilizzate per gli eventi che avvengono in presenza. Molto più diffusi, invece, sono i press kit digitali che sono più pratici da usare e molto meno costosi da produrre.

2. Metti in primo piano le informazioni di contatto

Come ho già detto, una delle parti più importanti della cartella stampa è quella relativa alle informazioni di contatto. I giornalisti che scrivono una storia o si occupano in altro modo della tua attività potrebbero, infatti, aver bisogno di contattarti per raccogliere ulteriori informazioni.

Ricordati di includere in questa sezione il nome del tuo responsabile marketing, il tuo sito web, l’indirizzo e-mail, la posizione e il numero di telefono per facilitare i contatti dei giornalisti.

3. Fornisci una panoramica della tua azienda

Una storia aziendale è una breve descrizione della storia (da 50 a 100 parole), della mission e del prodotto o servizio che stai promuovendo.

Questa sezione viene spesso definita anche “panoramica dell’azienda” e dovrebbe sempre trovarsi nella parte superiore della prima pagina del kit in modo da essere ben visibile e colpire subito l’interesse di chi legge.

4. Crea una sezione “Fatti salienti” con almeno 5 punti

La sezione dei fatti salienti deve contenere da 5 a 10 punti principali e dovrebbe sempre trovarsi nella parte anteriore della cartella stampa appena sotto la “Business Story”.

Ecco alcuni dei punti che potresti inserire in questa parte del press kit:

• Quando è stata fondata la tua azienda;
• Dove è stata fondata la tua azienda;
• Posizione della sede principale o altre sedi importanti;
• Numero di negozi o sedi di uffici;
• Fatturato annuo totale;
• Numero di dipendenti;
• Tipo e numero di prodotti;
• Volume di clienti;
• Nome del presidente o di alti dirigenti della società;
• Clienti più importanti;
• Menzioni dei media;
• Traguardi storici raggiunti.

A seconda della natura della tua attività e del tipo di kit multimediale che stai creando, potresti includere anche informazioni generali o dettagli su un evento, prodotto o servizio specifico. Ad esempio, un panificio può includere il numero di ciambelle prodotte giornalmente e una società di servizi di giardinaggio può elencare quanti prati è in grado di curare annualmente.

Tuttavia, se un bar presenta una nuova promozione o un nuovo menu, il kit multimediale può concentrarsi esclusivamente su quello piuttosto che sull’attività nel suo insieme.

 5. Inserisci le biografie dei componenti più importanti del del team

Un press kit efficace dovrebbe includere sempre anche brevi biografie del CEO, del presidente, del fondatore o altri  membri importanti del team, se possibile accompagnate da foto professionali.

Queste biografie, chiamate “bios”, sono delle appendici importanti al tuo kit di stampa, ma assicurati che promuovano lo scopo del comunicato. Un modo efficace per farlo è quello di descrivere la storia della carriera di un individuo mettendo in luce prima di tutto il suo contributo allo sviluppo dell’azienda.

Ad esempio, se il tuo kit multimediale è incentrato su una nuova linea di prodotti nel tuo negozio al dettaglio, evidenzia i membri del team specializzati nella creazione o nel lancio di questi nuovi articoli. I kit multimediali destinati invece a promuovere un evento possono includere contatti chiave per i dettagli dell’evento o dipendenti responsabili dell’organizzazione dell’evento stesso.

Questa sezione si trova in genere sul retro della cartella.

6. Includi il logo e altre risorse multimediali

I media kit online devono sempre contenere anche i loghi e altre immagini relative al brand e ai prodotti, scaricabili in un formato sia ad alta che bassa risoluzione, compatibile con i diversi usi da parte di giornalisti e agenzie di stampa.

Fai in modo di predisporre anche le giuste impostazioni per la stampa dei loghi e dell’intera cartella qualora chi fruisse del kit volesse eseguire una stampa.

7. Evidenzia la tua attività con le foto

Le foto dei tuoi prodotti, del personale o delle sedi rendono la tua cartella stampa più interessante e visivamente accattivante. Preoccupati ovviamente di usare foto professionali che presentano i migliori elementi della tua attività e lo scopo del tuo kit multimediale.

Se queste foto sono disponibili per la pubblicazione da parte della stampa, annotalo e fornisci copie ad alta risoluzione nella pagina della cartella stampa del tuo sito web.

 8. Collega la cartella a comunicati stampa precedenti

Sempre quando si tratta di media kit digitali, ricordati di includere link e collegamenti a comunicati stampa passati per fornire ai giornalisti ulteriori informazioni sull’azienda.

In alternativa, puoi inserire anche il collegamento alla pagina dei comunicati stampa presente sul tuo sito, facendo sempre attenzione che i comunicati siano organizzati in ordine cronologico in modo da illustrare gli eventi e le pietre miliari della tua attività.

Se la tua azienda ha ricevuto buone recensioni dalla stampa estera, assicurati di includerle nel tuo media kit e/o sul tuo sito web. L’inclusione di queste informazioni si riflette in genere positivamente sulla tua azienda e può aiutare i giornalisti a capire come gestire la storia della tua attività nei loro articoli successivi.

9. Prevedi funzionalità aggiuntive per soddisfare le esigenze del pubblico

Un press kit è uno strumento che deve essere utile sia a chi lo fa sia a chi lo legge. A questo scopo risulta certamente utile includere funzioni aggiuntive come guide ai prodotti, testimonianze, premi e riconoscimenti che possano aggiungere informazioni importanti per il tuo pubblico. Ad esempio, la cartella stampa di una band musicale dovrebbe sempre includere la discografia, la data di lancio del nuovo album e quelle dei prossimi concerti.

Ecco alcuni esempi di funzioni aggiuntive che potresti voler includere nella tua cartella stampa o sul tuo sito web:

• Un elenco di premi e riconoscimenti;
• Account di social media;
• Testimonianze o recensioni di clienti con o senza foto (sempre però dopo aver ottenuto il loro permesso);
• Guide relative ai prodotti, comprensive di specifiche tecniche, dimensioni, capacità o altre informazioni rilevanti per le persone all’interno del tuo pubblico di destinazione;
• Portfolio e/o elenco dei loghi dei principali clienti;
• Interviste o dichiarazioni della leadership o dei fondatori dell’azienda sia scritte sia sotto forma di audio o video nel caso di press kit on line;
• Elenco di eventuali brevetti ottenuti;
• Campioni di prodotto, sia di tipo fisico nel caso di press kit cartacei, oppure multimediale (ad esempio la versione demo di un’app) se invece si tratta di cartelle stampa digitali;
• Dichiarazione di intenti e altro materiale pubblicitario cartaceo e/o digitale.

Una cartella stampa è in assoluto ancora oggi uno dei migliori strumenti per comunicare informazioni aziendali ai media. I giornalisti utilizzano le cartelle stampa per ottenere informazioni rilevanti in modo rapido e semplice, risparmiando tempo e fatica.

La creazione di un kit multimediale efficace, seguendo la nostra guida passo passo, potrà tradursi facilmente in un’immagine sui media più positiva per la tua attività.

Come abbiamo spiegato in questa guida il press kit può essere su carta stampata, o più comunemente, in versione digitale. Per quest’ultimo formato conviene avere un buon sito da linkare nelle informazioni, quindi clicca qui e scopri subito come realizzare facilmente il tuo sito web!