Come scrivere una lettera di presentazione

A quando risale l’ultima volta che ti è capitato di scrivere una lettera?

La comunicazione interpersonale è cambiata radicalmente con l’arrivo di internet. Non prendiamo più la penna in mano e non sappiamo più come scrivere una lettera, affidando il flusso dei nostri pensieri, commerciali, sentimentali e personali, alla comunicazione digitale istantanea.

Sarebbe invece una buona idea recuperare la capacità di scrivere lettere, uno strumento di comunicazione che, nonostante il dominio totale della tecnologia sulle nostre vite, ha ancora ragione di essere. Sia che si tratti di una lettera commerciale o di una lettera motivazionale, sapere come si scrive una lettera è di fondamentale importanza.

È anche vero che non avrai bisogno di scrivere lettere per la maggior parte delle situazioni: affidarti a Facebook, ai messaggi e a Whatsapp è spesso più conveniente e più immediato. Questo però non vuole assolutamente dire che scrivere una buona lettera sia inutile, anzi.

Saper come strutturare una lettera tradizionale ti aiuterà a creare delle email stilisticamente corrette e di sicuro effetto.

Nella guida di oggi vedremo come scrivere una lettera tra le tecniche e strategie migliori.

Una guida completa ad un mezzo di comunicazione considerato forse un pò antico ma che conserva ancora tutto il suo fascino.

La struttura tipica per scrivere una lettera

Cercando di capire come scrivere una lettera in senso generale, potrai individuare facilmente i mattoni fondamentali della sua costruzione:

  1. Il mittente (intestazione di una lettera) da scrivere in alto a destra o a sinistra, a seconda dello stile. Nel caso della email per apparire professionale dovresti servirti di un indirizzo formato dal tuo nome e cognome e presentarti dopo i saluti iniziali.
  2. I dati di chi riceve la lettera: nome, cognome, indirizzo, da scrivere sul lato che non abbiamo usato per i dati del mittente (nel corpo email si tratta di una sezione che non viene concepita).
  3. L’apertura, varia ovviamente dal destinatario. Varia dai più informali “Ciao” e “Caro” ai più formali “Egregio” o “Gentile”.
  4. L’oggetto, che deve aprire la lettera ed essere il più sintetico e preciso possibile. La medesima regola che vale anche per l’oggetto della email.
  5. Il testo, che è il corpo fondamentale della lettera.
  6. I saluti – Distinti Saluti è la formula più utilizzata per le lettere formali.
  7. La firma.

Come abbiamo detto in apertura di paragrafo, si tratta di mattoni generici, che possono essere tolti o aggiunti a seconda del tipo di lettera che stai scrivendo.

Nello specifico:

  • Per lettere informali: puoi evitare di riportare i dati e gli indirizzi del mittente e del ricevente; puoi invece scegliere formule di saluto meno formali rispetto al “Distinti Saluti”, ed anche omettere l’oggetto se si tratta di lettere tradizionali.
  • Per lettere formali: puoi aggiungere forme di saluto più complicate, ricordati di includere i titoli sia di chi scrive che di chi legge; evita di utilizzare il nome, preferendo il cognome con il titolo.

Se invece sei proprio negato per la scrittura o vorresti migliorare il tuo stile, esistono diversi corsi che potresti intraprendere.

Il primo errore da evitare: essere troppo generici

A prescindere da quale sia la funzione comunicativa della tua lettera, e a prescindere da quale sia lo stampo che vuoi dare alla tua comunicazione, è necessario evitare di essere troppo generici e impersonali.

Far partire la tua lettera con “Caro Responsabile“, “Caro Presidente” o qualunque altro tipo di formula che individui il ricevente solo tramite la posizione occupata, è assolutamente da evitarsi.

Come scrivere una lettera di presentazione? Anche nel caso in cui si tratti di lettere mandate ad aziende e/o persone che non conosci, meglio perdere qualche minuto per una ricerca ed individuare quantomeno nome e cognome di chi dovrà leggere la lettera.

Il secondo errore da evitare: il colore dell’inchiostro

Altro errore che può pregiudicare la funzione comunicativa della tua lettera è il colore dell’inchiostro scelto. Che si tratti di una lettera scritta a mano, oppure di una email, scegliere un colore serio ed adeguato per il tuo testo è di fondamentale importanza.

Come scrivere una lettera senza sbagliare? Scegli il nero o in alternativa il blu (solo per le lettere tradizionali), evitando alternative pittoresche che possono pregiudicare la riuscita della tua comunicazione.

Qualche consiglio su come scrivere una lettera particolare

Inviti formali – partecipazioni e altri tipi di eventi

come scrivere una lettera di ringraziamentiQuando la lettera che stai scrivendo è un invito formale, per eventi importanti come potrebbero essere matrimoni, party mondani o altri tipi di occasioni di alto profilo, è necessario mantenere un tono adeguato, utilizzare la terza persona, anche per te che inviti.

Discorso ovviamente diverso per inviti per cerimonie più semplici, come potrebbe essere il caso di un compleanno, dove invece un tono più diretto è sicuramente preferibile.

Lettera di ringraziamento – perché è importante

Anche se si tratta di amici vicini e con i quali hai confidenza, scrivere una lettera di ringraziamento per un servizio ricevuto, per una cena o anche per dell’ospitalità non è mai una cattiva idea.

Al contrario, molte persone, con le quali potresti intrattenere rapporti forse meno intimi, potrebbero essere offese dall’assenza di una lettera formale di ringraziamento nei loro confronti.

Come scrivere una lettera di ringraziamento? Le lettere di ringraziamento non devono essere mai personali. È preferibile scriverle a mano. I toni possono essere leggermente più diretti nel caso in cui si tratti di persone con le quali hai una certa confidenza.

Lettera di ringraziamento a lavoro

In molte occasioni ringraziare formalmente dei colleghi o dei sottoposti può essere un’ottima idea. Una comunicazione di questo tipo aiuta infatti a stabilire connessioni personali e rapporti forti all’interno della stessa azienda, con il riconoscimento dell’impegno profuso da parte di colleghi, che magari hanno fatto più del proverbiale “minimo“.

In questo caso è più che accettabile scegliere di scrivere una lettera al computer per poi stamparla, anche se la firma a mano dona decisamente maggiore personalizzazione.

Per rimanere in tema di scrittura, ti proponiamo qui degli esempi efficaci da utilizzare per scrivere un’ottimo curriculum.

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