La mail di presentazione aziendale è uno strumento spesso sottovalutato. In realtà, si tratta di un elemento fondamentale per far conoscere la tua azienda.

Si tratta infatti di una presentazione commerciale che ti consiglio assolutamente di adottare, in modo da far conoscere i tuoi prodotti o servizi al destinatario, vale a dire a un tuo potenziale cliente. Un’introduzione sulla tua realtà aziendale è infatti il primo punto di contatto per le vendite.

Attraverso questo articolo voglio mostrarti proprio come scrivere una mail di presentazione aziendale, in modo ottenere un’email semplice ma di forte impatto perché attiri l’attenzione e generi curiosità.

La Lettera di Presentazione Aziendale

Prima di tutto, quando crei una lettera di presentazione di un’azienda, mettiti nei panni dei possibili lettori e cerca di creare un’e-mail interessante.

Tieni sempre a mente l’obiettivo, ovvero ottenere nuovi clienti. Fai quindi in modo di spiegare al meglio cosa sei in grado di offrire loro, spiegando in modo semplice i reali benefici che potrai apportare.

Non dimenticare di evidenziare quali aziende si siano già avvalse della tua collaborazione e quali obiettivi siano stati raggiunti. E ricorda, inoltre, di menzionare eventuali riconoscimenti o premi ottenuti.

Come ti ho anticipato, dovrai cercare di attirare l’attenzione del tuo lettore, senza annoiarlo: non dilungarti quindi con eccessivi dettagli (che potrai invece illustrare al primo contatto).

Come scrivere un’e-mail di presentazione aziendale

Per prima cosa, stabilisci un Oggetto chiaro e significativo. Interrogati su cosa potrebbe realmente interessare al tuo destinatario, al punto da spingerlo ad aprire l’e-mail piuttosto che cestinarla.

A questo punto, sia che tu debba presentare la tua azienda a degli investitori, sia che si tratti di una lettera di tipo commerciale, ti consiglio di adottare un tono formale.

Scrivi attentamente almeno due paragrafi, che includano questi punti:

Introduzione: il tuo nome e il nome della tua azienda, incluso l’indirizzo del sito web.

Business: due o tre frasi che descrivano la tua attività e perché questa può rivelarsi interessante per il lettore.

Traction: una o due frasi sulla tua capacità di fare impresa, sui clienti già acquisiti, i progressi compiuti e così via.

L’ultima parte della lettera dovrà contenere il motivo per cui desideri connetterti con il tuo lettore. Ad esempio, se l’email è indirizzata a dei potenziali investitori:

  • Perché: indica che avresti il piacere di metterti in contatto e ricevere un feedback alla tua lettera.
  • Concludi con una Call To Action, chiedendo se fosse possibile fissare una rapida chiamata (anche 15 minuti possono bastare) o, per lo meno, ricevere un riscontro tramite email.

Se la tua lettera di presentazione è di tipo commerciale, invece:

  • Perché: sottolinea perché credi che il destinatario possa essere interessato ai tuoi prodotti/servizi, vale a dire quale vantaggio sei in grado apportare al suo business.
  • Anche in questo caso, puoi chiedere di fissare una chiamata o ricevere un’email di risposta. In alternativa, puoi suggerire di contattarti per ricevere un preventivo personalizzato o maggiori informazioni.

Il risultato sarà un’email composta da due soli paragrafi: facile da scrivere e, soprattutto, facile da capire.

Nell’e-mail di presentazione aziendale, infatti, il destinatario troverà esposte tutte le informazioni utili e soprattutto i vantaggi che puoi apportare al suo business. Sarà dunque invogliato a mettersi in contatto, trovando facilmente tutti i recapiti in calce.

Infine, un suggerimento che potrebbe sembrare scontato, ma che è sempre bene ribadire: rileggi l’e-mail prima di procedere con l’invio, in modo da correggere eventuali errori di ortografia.

Mail di Presentazione Aziendale: Qualche Esempio

Nel caso tu abbia qualche dubbio, su come iniziare una mail o, più in generale, scrivere una mail, voglio renderti il lavoro ancora più semplice. Ecco di seguito un fac-simile di lettera commerciale che potrebbe tornarti utile come spunto.

Oggetto: [Nome Azienda] – I nostri software per il Servizio Clienti

Gentili Signori,
Mi chiamo [Nome Cognome], amministratore delegato di [Nome Azienda].

La nostra azienda sta attualmente sviluppando un software, che permette di automatizzare il servizio di Assistenza Clienti. Grazie ad esso, gli operatori riescono infatti risparmiare il 50% del tempo nel rispondere alle richieste dei clienti e ridurre le attività manuali, ottenendo dunque un grande risparmio di risorse da parte delle aziende.
Attraverso i nostri software, abbiamo già contribuito al miglioramento di numerosi business quali “Azienda X”, “Azienda Y”, “Azienda Z” e altri ancora.

Ci piacerebbe avere la possibilità di illustrare la nostra soluzione, per ricevere il Vostro riscontro e comprendere insieme come potrebbe favorire lo sviluppo della Vostra azienda.
Resto dunque in attesa di un riscontro, in modo da programmare una breve chiamata dimostrativa la prossima settimana.

Cordialmente,
[Nome Cognome]
[Azienda]
[Tel.]
[sito web]

In alternativa, ecco un esempio di email di presentazione commerciale destinata ai potenziali investitori.

Mi chiamo [Nome Cognome] e sono [ruolo] di [Nome Azienda] [puoi indicare anche eventuali riconoscimenti ricevuti].
Voglio presentarti [prodotto], che abbiamo messo a punto per [descrizione prodotto]. Il nostro prodotto permette di […].
Abbiamo già ottenuto [n.] vendite in pre-order e prevediamo […] nel prossimo anno. I nostri investitori includono [nome aziende] e, per questo lotto di produzione, restano a disposizione soltanto alcune centinaia/migliaia di pezzi. Poiché la Vostra azienda ha investito in [nome azienda], abbiamo pensato che potrebbe interessarvi ricevere maggiori dettagli riguardo la nostra attività.
Resto quindi a disposizione per fissare un eventuale chiamata o incontro dimostrativo la prossima settimana.

Cordialmente,
[Nome Cognome]
[Azienda]
[Tel.]
[sito web]

Voglio darti un suggerimento in più. Si tratta di un’estensione per Gmail che ti aiuterà nel caso tu debba inviare più di una lettera di presentazione aziendale. Si tratta di “Gorgias Templates” e consente di creare un modello, che potrai inserire nelle tue e-mail. In questo modo risparmierai molto tempo e presenterai la tua azienda in modo sempre coerente.

Insomma, a questo punto hai a tua disposizione un’ottima base per redigere una perfetta mail di presentazione aziendale. Non una lettera qualsiasi, bensì una presentazione convincente e tutt’altro che noiosa. Il trucco è, infatti, non rischiare di cadere nei soliti cliché autoreferenziali, tenendo il tuo Cliente sempre al centro della tua strategia.

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Redazione di Intraprendere.net
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