Project management software

Fino a pochi anni fa i project management software erano appannaggio solo delle grandi aziende dotate di grandi budget e personale specializzato. Oggi invece, anche grazie alla diffusione di software project management gratis, anche le piccole e medie aziende possono avvalersi di questi utili strumenti.

Che tu sia quindi un libero professionista o una piccola impresa che cerca di tenere traccia dei suoi progetti più importanti, oppure un’azienda multimilionaria con un portafoglio progetti più ampio, ora è possibile trovare ogni tipo di project manager software online adatti alle tue esigenze.

Vediamo prima di tutto di seguito cosa sono e come funzionano i software di project management, per poi passare alla descrizione dei software per la gestione dei progetti più utili e completi del momento.

Cosa è e come funziona un project management software

Il software di project management è uno strumento di lavoro che consente ad un team di lavoro di tenere traccia dei loro progetti in tutte le loro fasi.

Si tratta, quindi, di software che possono essere utilizzati per lavorare in modo collaborativo e da remoto su un progetto, permettendo ai suoi utilizzatori di aggiungere note e scadenze, monitorare i progressi e apportare aggiornamenti.

Alcuni software di project manager includono anche funzioni di ricerca e integrazioni con altri strumenti come ad esempio il calendario degli appuntamenti e la posta elettronica.

A chi, dunque, è suggerito avvalersi di questi strumenti? Senza dubbio, i software per la gestione dei progetti sono utili a:

  • Proprietari di piccole e medie imprese
  • Project manager che gestiscono più progetti
  • Squadre di lavoro
  • Lavoratori in smart working che si collegano da remoto
  • Team di vendita

Vediamo ora quanto costano questi software di gestione dei progetti. Anche se quasi tutti prevedono un abbonamento mensile in base al numero di utenti e/o alle funzioni, molti hanno piani gratuiti con funzionalità limitate per un periodo illimitato oppure versioni demo di prova per un periodo limitato.

Per quanto riguarda poi le applicazioni di project management a pagamento, ci sono tante opzioni di prezzo quante sono le diverse funzionalità offerte, perciò ogni organizzazione sarà in grado di trovare uno strumento adatto al proprio budget.

Quali sono i migliori software di project management del momento?

Per facilitarti nella scelta, ho selezionato per te nei paragrafi che seguono i migliori project management software del momento. Per fare questo, ho tenuto conto sia delle funzionalità dell’applicazione che del prezzo.

Nell’elenco che segue troverai quindi solo strumenti per la gestione dei tuoi progetti che offrono una grande varietà di funzioni e che, oltretutto, sono anche fra i più economici della categoria.

Trello

Trello è un sistema di gestione dei progetti con un’interfaccia intuitiva e facile da usate. Dato che possiede un livello base gratuito davvero ricco di funzioni, è uno dei preferiti dalle società individuali e dai piccoli team non appena intraprendono i loro primi progetti.

Uno degli aspetti che rendono Trello come uno dei migliori project manager software è la sua flessibilità: dato che i flussi di lavoro sono organizzati attraverso schede e carte kanban molto semplici da realizzare, la gestione del progetto e il suo monitoraggio anche da remoto risultano davvero un gioco da ragazzi.

In più, vi sono molti strumenti aggiuntivi come la possibilità di aggiungere immagini e file allegati, collegamenti ipertestuali, menu a discesa personalizzati, date di scadenza e molto altro ancora.

Una volta che hai finito una carta o un’intera scheda, puoi archiviarla per nasconderla dalla visualizzazione quotidiana pur rimanendo sempre accessibile qualora occorresse ritornarci in futuro.

Il livello gratuito di base di Trello prevede utenti, schede e schede illimitate, ma ha limitazioni sulla dimensione dei file e un solo “Power-Up” (ovvero l’integrazione con altri servizi) per scheda. I piani a pagamento partono da $ 9,99 al mese, con meno o senza limitazioni.

Wrike

Se non hai tempo da dedicare all’apprendimento e alla configurazione di uno strumento di gestione dei progetti complesso, ti consiglio di dare un’occhiata a Wrike.

In questo caso, la gestione dei progetti avviene attraverso semplici diagrammi di Gantt collegati ad una dashboard con funzioni aggiuntive e una suite di reportistica davvero completa. Quest’ultima dispone infatti anche di uno strumento per il tracciamento del tempo a disposizione sia del singolo utente che lavora su un determinato compito, sia di chi gestisce il progetto nel suo complesso.

Come per Trello, l’interfaccia è piuttosto semplice da utilizzare, anche se probabilmente necessita di qualche conoscenza in più.

Dal punto di vista dei costi, l’app di gestione di progetti Wrike dispone anch’essa di un piano gratuito che prevede un numero illimitato di progetti che puoi creare ma ci sono comunque restrizioni sul numero di utenti e sulle funzionalità disponibili.

I piani a pagamento sono un po’ più costosi rispetto ad altri programmi di gestione: si parte da circa $ 9,80 al mese per utente, ma in questo caso si ha accesso a tutte le svariate funzionalità del software.

Basecamp

Un programma per la gestione di progetti che esiste da decenni ma che, nonostante questo, è sempre attuale è Basecamp. Questo software è in grado da solo di svolgere le funzioni di altri software a pagamento (ad esempio Dropbox), raggruppandole tutte in un unico sistema.

Convivono, infatti, all’interno di questo strumento un calendario di pianificazione,  chat in tempo reale, app di messaggistica privata, spazi per l’archiviazione di file e altro ancora.

Un’interfaccia ordinata e potenti strumenti di ricerca rendono semplice trovare l’attività, l’immagine o il messaggio che stai cercando, e una potente suite di reportistica altamente personalizzabile ti consente di seguire lo svolgimento dal progetto in modo davvero ampio e completo. Anche l’invio delle notifiche può essere personalizzato in base alle proprie esigenze, inclusa la disattivazione al di fuori dell’orario di ufficio.

Il prezzo fisso di $ 99 al mese di Basecamp con 30 giorni di prova gratuita lo rende un’opzione interessante per le organizzazioni più grandi, ma purtroppo per i piccoli team non esiste un piano gratuito.

Zoho

Parte di un’ampia suite di strumenti per la pianificazione e la gestione del lavoro aziendale come CRM, E-mail, app per la programmazione dell’orario di lavoro, Zoho Projects ha quasi tutte le funzionalità standard che ti aspetti da un’app di gestione dei progetti, ad un prezzo particolarmente conveniente.

Le attività sono visualizzabili in kanban oppure in stili più tradizionali ed è possibile impostare degli strumenti per la gestione dei problemi e del flusso di lavoro attraverso diagrammi di Gantt. Per questo motivo, questo software di project management è perfetto per gestire anche progetti molto complessi.

Oltretutto, la suite può essere integrata anche con altri servizi, sia di Zoho, sia di altri importanti attori come Google e Microsoft.

Uno degli strumenti che ha contribuito sicuramente all’affermazione di Zoho è la sua app per videoconferenze e chat integrata, che lo rende idoneo anche per i team di lavoro ibridi formati da lavoratori in presenza e smart worker.

Passiamo ora all’analisi dei costi. Il livello gratuito è limitato a tre utenti, con solo 10 MB di spazio di archiviazione e due progetti. I piani a pagamento che consentono più utenti, più progetti e più spazio di archiviazione vanno da $ 3 per utente a $ 6 per utente. Tutti i piani a pagamento sono comunque disponibili per una prova di 10 giorni.

LiquidPlanner

LiquidPlanner è uno di quei software che cerca di essere molte cose per molte persone e, a differenza della maggior parte degli altri programmi con simili grandi ambizioni, generalmente ci riesce!

Oltre a possedere tutte le funzionalità per la gestione di progetti tradizionali, LiquidPlanner è utile anche come strumento di gestione generale delle risorse. Dispone infatti di strumenti per il reporting altamente efficaci e c’è anche la possibilità di creare connessioni automatizzate con altri strumenti aziendali secondo necessità.

A differenza di altri gestionali, la sua dashboard consente anche di assegnare lavori una tantum a qualsiasi utente o gruppo e l’impatto di quel lavoro extra sulle persone che lo eseguono viene automaticamente preso in considerazione nella stima dei risultati del progetto.

LiquidPlanner come Basecamp non offre un livello gratuito, sebbene tu possa provare vari piani per due settimane. Il costo di abbonamento parte da $ 45 al mese per utente, con un minimo di cinque utenti.

Chiaramente, l’utilizzo di ques’applicazione richiede un investimento di tempo in più al fine di destreggiarsi entro tutte le sue funzioni. Questo aspetto, insieme al costo, lo rende più adatto a team e organizzazioni più grandi che a piccoli gruppi.

Microsoft Project

Microsoft Project è un programma di project management che esiste da oltre 30 anni e, sia pure con le sue numerose integrazioni e modifiche, è ancora lo strumento preferito di molti project manager esperti.

Le attività di monitaraggio, così come tutte le funzioni di creazione e gestione del progetto, sono davvero efficaci, utili e altamente condivisibili e personalizzabili.

Un aspetto particolarmente apprezzato dai team leader è che i suoi report possono essere rapidamente esportati in Microsoft Powerpoint per essere presentati nel corso di riunioni aziendali. Tuttavia, forse l’unica nota dolente, l’integrazione con strumenti non Microsoft è limitata.

Dal punto di vista dei prezzi, c’è da dire che MS Project può essere acquistato da solo oppure può essere aggiunto a un abbonamento Office 365 già esistente, con diverse fasce di prezzo a seconda del numero di funzioni. Comunque, tanto per farti un’idea, i prezzi di abbonamento per i professionisti partono da $ 30 al mese per utente.

Teamwork

Ecco finalmente un software di project management ricco di funzionalità e adatto anche al lavoro di squadra da remoto, ma tutto sommato semplice e facile da utilizzare.

Su Teamwork tutte le attività sono visualizzabili come bacheche kanban o elenchi tradizionali e le opzioni di menu sensibili aiutano a evitare la necessità di esplorare più schermate per trovare i dettagli di cui hai bisogno.

Come con molti altri strumenti simili, questo work e project management system ti consente di automatizzare varie azioni, sia all’interno dell’app stessa che utilizzando strumenti e servizi esterni. Questo tipo di integrazioni può farti risparmiare tempo, anche se dovrai spendere un po’ nela configurazione iniziale.

L’azienda offre diverse opzioni di prezzo, dal livello gratuito limitato che consente solo due progetti e ha uno spazio di archiviazione limitato, fino a una versione aziendale di fascia alta. La maggior parte dei team più piccoli se la caverà con il piano di $ 10 al mese per 5 utenti, poiché include utenti illimitati e 100 GB di spazio di archiviazione, con utenti extra che costano $ 10 al mese ciascuno.

MeisterTask

Vediamo infine Meistertask, altro valido strumento di task management online utile soprattutto per i team più ampi.

Le schede di attività in stile kanban consentono, infatti, a tutti i membri del team di creare flussi di lavoro semplificati e automatizzati e di programmare e ricevere notifiche al fine di gestite al meglio tutte le fasi di sviluppo di qualunque progetto.

Disponibile sia per in versione desktop che per mobile come molte delle applicazioni precedenti, Meistertask offre una versione basic gratuita con numero utenti illimitato e numero progetti fino a 3. Per i team più ampi e le aziende che gestiscono un numero maggiore di progetti contemporaneamente esistono naturalmente versioni pro a pagamento a partire da 8,25 € al mese.

Come avrai quindi compreso, i software di project management sono strumenti davvero utili per organizzare il lavoro delle aziende, soprattutto quando si tratta di team ibridi composti da persone che lavorano in presenza ed altre da remoto.

I costi tutto sommato non sono proibitivi e nel caso tu fossi ancora indeciso ci sono anche versioni basic gratuiti e versioni demo di prova, ideali soprattutto per aziende medio piccole e team di lavoro non troppo numerosi. Ma prima clicca qui e dai un’occhiata ai migliori strumenti di Project Management.

La redazione di Intraprendere è formata da un team specializzato in ogni aspetto riguardante il mondo dell’imprenditoria: da come acquisire il giusto mindset per iniziare alle migliori tecniche per promuovere il tuo business.

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