Metodo di problem solving

Essere un imprenditore significa soprattutto possedere capacità di “problem solving”. Spesso, però, accade di dover prendere decisioni in fretta, senza avere il tempo necessario per riflettere. In questo modo, il problema non viene risolto veramente, ma momentaneamente messo da parte, per poi ripresentarsi in un secondo momento.

Occorre allora attuare una strategia che sia davvero efficace, ma come?

La cosa migliore consiste nel seguire delle linee guida che ti consentano di aumentare la tua capacità di problem solving, portandoti ad adottare sempre la soluzione migliore e più duratura in ogni situazione, sia che si tratti di problemi con i dipendenti, che problemi nel controllo di gestione.

Vediamo allora di seguito un metodo di problem solving, strutturato in 7 passaggi, che si è rivelato utile per molte persone e che di sicuro potrà esserlo anche per te.

1. Definisci il problema: primo approccio al problem solving

Il primo passaggio di questo metodo, basato su un approccio al problem solving strategico, consiste nel definire, in modo più preciso, il problema. Accade, infatti, molte volte di reagire non al problema in sé, ma a ciò che si pensa che il problema sia: questa è senza dubbio una delle principali cause di insuccesso di qualunque strategia per risolvere problemi.

Le domande da porsi per definire al meglio il problema sono:

  • Dove è successo?
  • Come è successo?
  • Quando è successo?
  • Con chi è successo?
  • Perché è successo?

Dopo aver risposto ad ognuno di questi quesiti, scrivi una descrizione del problema utilizzando cinque frasi, riallacciandoti ai cinque punti di domanda: dove, come, quando, con chi e perché tale situazione si sta verificando o si sia verificata.

Questo passaggio ovviamente può richiedere anche molto tempo, qualora il problema dovesse essere piuttosto complesso, e alle domande precedenti fosse necessario aggiungere ulteriori quesiti.

La definizione del problema è fondamentale sia per verificare la tua reale comprensione dei fatti, sia per stabilire una priorità fra i problemi, in quanto molto spesso le situazioni problematiche non si presentano singolarmente, ma tutte insieme e correlate fra loro.

A tal proposito, è sempre bene fare una distinzione fra problemi “importanti” e problemi “urgenti“: spesso ciò che consideri come problema importante, in realtà è solo urgente.

Infine uno dei passaggi fondamentali per accrescere la tua capacità di problem solving è capire quel è il tuo ruolo nel problema: accade di frequente di dare troppo in fretta la colpa ad altre persone di certe situazioni di cui invece sei tu il primo responsabile; oppure, al contrario, di sentirti in colpa per situazioni che in realtà sono provocate da altri.

2. Indaga a fondo le cause

Per capire le cause di un problema che si è verificato ad esempio all’interno di uno dei settori chiave della tua azienda, quali la produzione o il marketing, è fondamentale ricevere input da altre persone che abbiano notato il problema e che sono in contatto con esso. In questo caso, è sempre preferibile sentire singolarmente gli individui, per evitare che si influenzino gli uni con gli altri in merito alle proprie opinioni.

Una volta raccolte tutte le informazioni, scrivi nero su bianco quello che hai sentito dagli altri e quello che pensi tu. Se ad esempio l’origine di un problema di produttività ti sembra legato alle basse prestazioni di uno o più dipendenti, è utile chiedere il parere di un supervisore per verificare che la tua impressione sia corretta.

3. Individua le varie alternative per risolvere il problema

Per quello che concerne il problem solving, soprattutto nel caso di situazioni che riguardano la tua sfera professionale o la tua azienda, è opportuno coinvolgere più persone: il brainstorming in questo caso è lo strumento più utile per raccogliere il maggior numero di idee possibili.

Capacità di Problem SolvingIl modo più corretto di fare brainstorming consiste nel passare in rassegna le varie idee di risoluzione del problema senza esprimere alcun tipo di giudizio all’interno del gruppo. Alla fine tutte le soluzioni esposte saranno annotate su un foglio e analizzate per individuare quelle più idonee.

4. Seleziona il miglior approccio per risolvere il problema

Una volta completato il processo di brainstorming, occorre selezionare l’approccio o gli approcci risolutivi migliori. Questa è senza dubbio la fase più difficile, che rischia di rivelarsi inefficace se le fasi precedenti non sono state svolte correttamente.

Le domande che devi porti sono:

  • Quale approccio appare più idoneo per risolvere il problema nel lungo termine?
  • Quale approccio è il più realistico da realizzare per il momento?
  • Ho già le risorse necessarie (tempo/denaro) per procedere?
  • Quale rischio è associato a ciascuna alternativa?

Solo una corretta valutazione di questi aspetti ti permetterà di scegliere l’approccio migliore.

5. Pianifica l’implementazione delle migliori alternative

Si entra ora nella realizzazione di un vero e proprio piano di azione: per capire come agire devi considerare attentamente quale sarà la situazione in cui ti verrai a trovare, una volta che il problema sarà risolto, adottando una determinata soluzione.

Le domande più importanti da porti sono queste:

  • Quali misure dovranno essere adottate per attuare la migliore alternativa per risolvere il problema?
  • Quali sistemi, processi o procedure dovranno essere modificati all’interno della mia organizzazione per garantire la risoluzione del problema?
  • Come farò a sapere se i passaggi sono stati seguiti o no?
  • A chi spetterà la funzione di controllare/monitorare l’attuazione delle soluzioni?
  • Con quale frequenza dovranno essere raccolti dei feedback?
  • Di quali risorse avrò bisogno in termini di persone, denaro e servizi?
  • Quanto tempo ci vorrà per vedere i primi risultati?

Scrivere un programma che comprenda risposte esaustive a tutti questi punti ti aiuterà senza dubbio nel tuo processo di problem solving, facendo in modo che tutto fili liscio e niente sia lasciato al caso.

6. Monitora l’esecuzione del tuo piano di azione

Una volta individuato il tuo programma, anche in forma scritta, è necessario monitorarne i risultati effettivi individuando prima di tutto degli indicatori. Questi possono essere ad esempio il conseguimento di alcuni obiettivi specifici in ambito di produzione e marketing.

I quesiti che devi prendere in considerazione sono pertanto:

  • Gli indicatori individuati si comportano secondo le attese?
  • Il piano si è svolto così come dovrebbe in ogni sua parte?

Se il piano non è eseguito come previsto o comporta ulteriori problemi, occorre domandarsi:

  • Il piano è stato elaborato in modo realistico?
  • Ci sono risorse sufficienti per portare a termine il piano nei tempi previsti?
  • Nel caso di più problemi connessi fra loro, alla risoluzione di quali è stata data la priorità e secondo quale criterio?
  • Il piano deve o no essere cambiato?

7. Verifica se il problema è stato risolto

Uno dei modi migliori per verificare se un problema è stato risolto è quello di riprendere le normali operazioni per l’organizzazione. Prendi quindi in considerazione:

  • Quali cambiamenti devono essere fatti per evitare questo tipo di problema in futuro?
  • Si devono apportate modifiche a livello di politiche e procedure aziendali?

Infine, al termine di ogni processo di problem solving, dovrai sempre chiederti cosa hai imparato da questa risoluzione al fine di interiorizzare nuove conoscenze e competenze ed eventualmente trasmetterle ad altri.

8. Imposta un approccio razionale ed olistico alla risoluzione del problema

Problem solving strategicoDopo aver posto l’accento sulle linee guida del problem solving, in ambito aziendale e professionale, vediamo ora a confronto due approcci diversi dello stesso, vale a dire l’approccio razionale e quello organico (olistico): entrambi sono validi ed efficaci e dipendono molto spesso dalle preferenze che hanno le persone.

8. 1 Approccio razionale

Nel caso dell’approccio razionale al problem solving, di solito esso è scelto da persone che preferiscono un atteggiamento globale e logico, molto simile alle linee guida esposte nei precedenti paragrafi.

In altre parole, l’approccio razionale si compone di:

  1. Definire il problema.
  2. Esaminare tutte le potenziali cause del problema.
  3. Identificare tutte le alternative per risolvere il problema.
  4. Selezionare con attenzione un’alternativa.
  5. Sviluppare un piano per attuare la migliore alternativa.
  6. Monitorare con attenzione l’attuazione del piano.
  7. Verificare se il problema è stato risolto o meno.

Un importante vantaggio di questo approccio è che dà un forte senso di ordine in una situazione altrimenti caotica e fornisce un quadro comune di riferimento con cui le persone possono comunicare tra loro i risultati.

Uno dei principali svantaggi di questo approccio è che invece può richiedere molto tempo per essere portato a termine: alcune persone ad esempio sostengono che la realtà è davvero troppo complessa per poter essere gestita e controllata tramite un approccio schematico come questo.

8. 2 Approccio olistico

Al contrario, l’approccio olistico si basa invece sull’assunto che le dinamiche delle organizzazioni e delle persone non sono gestibili in modo meccanicistico e dunque non è mai possibile intervenire risolvendo un problema dopo l’altro in modo logico e razionale.

La qualità in questo caso è da considerarsi piuttosto come un qualcosa che si verifica “on the road”, piuttosto che dopo aver identificato o risolto un sacco di problemi.

La seguente citazione è spesso usato per spiegare l’approccio olistico (o organico) per la risoluzione dei problemi:

“Tutti i più grandi e più importanti problemi nella vita sono fondamentalmente insolubili Essi non possono mai essere risolti, ma soltanto superati. Questo ‘superando‘ richiede ogni volta un nuovo livello di coscienza.

In altre parole, secondo l’approccio olistico, i problemi non sono risolti mai del tutto ma comportano semplicemente un allargamento delle prospettive da parte di chi si cimenta nel problem solving.

Un importante vantaggio dell’approccio olistico è l’alto livello di adattabilità a comprendere e spiegare i cambiamenti caotici che si verificano nei progetti e nella vita quotidiana. Si adatta anche alla natura delle persone che evitano approcci lineari e meccanicistici alla risoluzione dei problemi.

Lo svantaggio principale è che invece questo approccio non fornisce alcun riferimento chiaro tramite cui comunicare  con gli altri e misurare i progressi effettivi verso l’ottenimento dei propri obiettivi.

Molto spesso il vero problema ha come unica soluzione quella di prendersi una pausa. Scopri subito perché.

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