Dedicato a Tutti Coloro che Vogliono Lavorare più Velocemente: 3 Esercizi Infallibili per Allenare la Mente

Quando devi gestire un piccolo business o una start up ogni cosa ed ogni persona richiedono continuamente la tua attenzione.

Le costanti distrazioni fanno certo parte del lavoro, ma sono una continua interruzione della tua attenzione.

Imparando in maniera efficace a gestire più compiti in multitask potrai muoverti fra tutte queste distrazioni riuscendo a mantenere l’attenzione dovuta ai tuoi affari ed incrementando la produttività.

In questo articolo ti daremo 3 esercizi per allenare la mente ad essere (nei limiti del possibile) multitasking.

Ma prima di passare alla pratica cerchiamo di approfondire il concetto di multitasking.

Il multitasking è la capacita di svolgere diverse mansioni contemporaneamente, fare diverse cose allo stesso tempo. Garzanti

Parlare di multitasking efficace è una sorta di ossimoro, come abbiamo già anticipato nell’articolo sul funzionamento del cervello umano. “Il cervello umano non è realmente in grado di agire in multitask,” dice Art Markman, psicologo cognitivo e autore di Smart Thinking (Ed. Perigee, 2012). “Ciò che il cervello umano compie in realtà è quello che chiamo condivisione del tempo (time-sharing).”

Il time-sharing funziona in questo modo: il nostro cervello può pensare attivamente ad un solo compito alla volta, quindi noi siamo in grado di focalizzare su diversi tasks solo in successione seriale. Un pò come avere una casa per le vacanze in multiproprietà, verrà occupata da un affittuario per volta.

Il passaggio da un compito al successivo avviene però in maniera talmente rapida che nemmeno ci accorgiamo che in realtà stiamo facendo una sola cosa alla volta. Siamo convinti di ragionare in multitasking ma ciò che stiamo facendo è ragionare in tempo condiviso.

“Noi siamo il peggior giudice possibile per comprendere se siamo o meno dei buoni multitasker” Markman.

La maggior parte di noi ritiene di essere abbastanza brava nella gestione multitask, ma in realtà ci stiamo ingannando.

Questo perchè l’area del cervello che cerca di agire in mutitasking è anche la stessa che viene attivata per giudicare la prestazione in mutitask. Abbiamo semplicemente meno “banda di trasmissione” per valutare correttamente la nostra prestazione.

Al fine di produrre del lavoro di alta qualità in un ufficio caotico e pieno di distrazioni dobbiamo aiutare il nostro cervello a gestire gli input uno alla volta.

Prova le 3 tecniche che seguono per aiutarti a lavorare in maniera efficace quando è necessario agire in multitask

1. Lavora sulle attività correlate.

Quando ti concentri su un’attività il tuo cervello attiva tutti i circuiti e i neuroni correlati a quel determinato compito. Quando passi ad un’altra attività il tuo cervello deve adeguarsi attivando differenti circuiti.

Il passaggio avviene rapidamente, ma richiede una spesa ingente in termini di memoria, grado di attenzione e produttività. “Maggiori sono le volte in cui passi da un compito ad un altro e maggiori sono le volte in cui dovrai modificare lo stato attivo del tuo cervello,” dice Markman. “Stai perdendo tempo.”

Se devi agire in multitask allora minimizza il più possibile i costi legati alla commutazione da un compito ad un altro riunendo attività fra loro correlate.

Più le attività saranno fra loro simili e maggiore sarà la facilità di muoversi fluidamente dall’una all’altra.

2. Mantieni sempre in primo piano la tua to-do list. 

Se lavori in un ufficio caotico, crea un sistema che ti assicuri che i compiti importanti ed i progetti a lungo termine non rischino di cadere nel dimenticatoio ed essere così trascurati. “In un ambiente multitask il flusso del lavoro viene molto spesso guidato dall’ambiente stesso, invece che essere gestito secondo le priorità impostate internamente,” dice Markman.

In buona sostanza la ruota che cigola viene ingrassata.

Per riuscire a mantenere le redini del tuo lavoro devi ricordare a te stesso quali sono le cose che necessitano realmente di essere portate a termine.

Tieni la tua to-do list in un luogo dove sia visibile e organizzala per priorità.

Utilizza una codificazione con colori differenti o il grassetto per i compiti di maggiore importanza ed assicurati di dedicare a questi tempo sufficiente per portarli a termine, a prescindere dalle mille attività quotidiane che appariranno inattese.

3. Utilizza i tempi di inattività per rivedere le informazioni.

Uno dei pericoli del multitasking è che questo tipo di gestione si intrometta nel tuo processo di memorizzazione.

“Stai interferendo con il processo di acquisizione delle informazioni” dice Markman.

Quando cercherai di richiamare alla memoria ciò che hai imparato durante un meeting con un cliente o una sessione di brainstorm sarà maggiore la probabilità che non riesca a mettere a fuoco tutti i particolari.

Se durante una mattinata lavorativa costellata di impegni stai anche stilando un documento importante, lasciati del tempo per poterlo rivedere più avanti nel pomeriggio prima di renderlo ufficiale.

Rileggilo mentre ti sposti da una riunione all’altra o nel tragitto casa-lavoro e spiegalo nuovamente a te stesso per essere sicuro di averlo correttamente compreso. “In questo modo avrai molte più probabilità di consolidare la tua memoria,” dice Markman.

Questi sono 3 consigli da applicare subito per allenare la mente ad essere più produttiva, qui invece troverai utili consigli per aumentare la concentrazione.