Scopri Come Organizzare al Meglio i tuoi Impegni Grazie ai 7 Metodi Infallibili per Creare una To Do List Davvero Produttiva

Sarà capitato anche a te di avere l’impressione che il tempo non sia mai abbastanza. Ti sarai chiesto anche se esista un modo per programmare la tua giornata ed essere più produttivo.
Una buona to do list può aiutarti ed è per questo che oggi voglio suggerirti i metodi più efficaci per stilarne una.

Cosa è una To do list?

Il termine inglese to do list indica semplicemente una lista di cose da fare. Buttare giù tutte le idee riguardo tutto ciò che dovresti (o vorresti) fare, può essere infatti il primo passo per ottenere più tempo libero.

Quante volte la mente viaggia velocemente, spostando l’attenzione da quello di cui ti stai occupando, per pensare a quali compiti dovrai svolgere dopo?

Una lista di cose da fare è davvero utile, sia sul lavoro, sia nella vita personale. Permette infatti di svuotare la mente e dedicarsi al 100% all’attività in corso, senza correre il rischio di dimenticare qualcosa.

Una delle prime liste da fare di cui abbiamo testimonianza, apparteneva al presidente americano Benjamin Franklin ed è datata 1791. La sua intenzione non era esattamente svolgere delle azioni; piuttosto, il presidente voleva assicurarsi di fare ogni giorno qualcosa di positivo.

La sua lista iniziava infatti con la domanda: “Cosa posso fare di buono oggi?”.

Dalle agende cartacee in uso sin dai primi del ‘900, siamo passati ai calendari inclusi in molti software, come quello di Outlook. Dai primi computer palmari PDA degli anni ’90, abbiamo organizzato le nostre vite attraverso smartphone e calendari sincronizzati.

I mezzi per tenere traccia dei nostri impegni si sono evoluti, ma lo scopo resta sempre lo stesso: pianificare le cose da fare e migliorare la nostra vita, lasciandoci alle spalle inutili ansie.

To do list: perché è utile

Una to do list non ha il solo scopo di elencare disordinatamente le incombenze.

Attraverso essa puoi stabilire anche quanto tempo dedicare a ogni azione, suddividendo più efficacemente la tua giornata tra i vari impegni.

Invece di chiederti da dove sia meglio iniziare, cosa sia meglio fare subito, una chiara lista di cose da fare spinge all’azione. Inoltre, non ti farà perdere tempo in attività superflue, che non siano presenti sulla lista (come parlare al telefono, controllare le notifiche del cellulare, navigare su internet, ecc.).

Concentrandoti su ciò che devi fare, nel momento in cui tu hai stabilito di farlo, ti permetterà di aumentare la tua produttività e, come ti accennavo, di ottenere quindi più tempo libero da dedicare a te stesso, alla tua famiglia, agli hobby o, più semplicemente, al meritato relax.

Tipi di To Do List: la Matrice di Eisenhower

Ma come organizzare la propria vita attraverso una lista? Non esiste una lista che sia uguale a un’altra, per questo voglio darti alcuni suggerimenti, per aiutarti a individuare quella più adatta alle tue esigenze.

Prima di esaminare alcuni tra i metodi più efficaci, è il caso di dare un’occhiata alla matrice di Eisenhower.

“Ciò che è importante raramente è urgente e ciò che è urgente raramente è importante.”

Questa citazione viene attribuita al presidente degli USA Dwight Eisenhower. Egli partiva dal presupposto che, troppo spesso, il nostro tempo viene rubato da questioni urgenti, che non sono realmente importanti. E che, al contrario, ciò che per noi è importante, spesso non risulta però così urgente.

Per stilare una buona lista di cose da fare è fondamentale, infatti, saper distinguere tra urgente e importante.

Ciò che importante è assolutamente soggettivo, può variare a seconda delle giornate o delle diverse fasi della vita. Ciò che è urgente invece è oggettivo, spesso immodificabile.

Per fare un esempio pratico, potresti avere delle mansioni urgenti da svolgere a lavoro, un lavoro che magari non ti piace, non ti soddisfa. Il tuo desidero potrebbe essere, invece, dedicarti a qualcosa di importante per te, un progetto personale ad esempio, che potrebbe darti maggiori soddisfazioni.

Il trucco sta quindi nel discriminare le diverse attività, affrontando in maniera efficace le urgenze per guadagnare libero e dedicarti ai compiti che per te hanno valore. Per questo, la matrice di Eisenhower ti viene in aiuto.

Prima di tutto, butta già un elenco di tutti gli impegni. Individua quindi le scadenze e suddividi gli impegni utilizzando questo metodo.

Combinando i parametri di urgenza e importanza, si crea infatti una tabella suddivisa in quattro quadranti. In questo modo, potrai valutare il livello di priorità delle varie incombenze e decidere, di conseguenza, come affrontarle.

Q1. CRISI: Urgente e Importante → da fare subito
Q2. QUALITÀ: Importante e Non Urgente → decidi quando farlo
Q3. INGANNO: Urgente e Non Importante → delega
Q4. SPRECO: Non importante e Non Urgente → non farlo

Ecco qualche suggerimento:

• Q1. Le attività del riquadro “CRISI” andrebbero ridotte il più possibile, in modo da non trovarsi in uno stato di stress costante causato dalle emergenze. Lavorando in questo clima, ci sono maggiori probabilità di compiere errori, e non avresti tempo per rimediare.
• Q2. La maggior parte delle attività dovrebbe trovarsi, quindi, nel secondo quadrante. Andrebbero infatti pianificate strategicamente, in modo da non essere rimandate (e non finire quindi nel riquadro Q1). In questo modo potrai gestire al meglio i tuoi impegni e la tua vita.
• Q3. Queste attività tendono ad ingannare, perché spesso non sono realmente importanti né urgenti. Dedicarti a esse ti ruberebbe tempo ed energie, distraendoti da ciò che conta davvero. Per questo, potrebbe essere utile rivalutare l’effettiva necessità di compierle o delegarle a qualcun altro (colleghi, dipendenti, familiari).
• Q4. Queste attività sono un vero e proprio spreco di tempo. Chiediti se compierle non sia forse una scusa per rinviare ciò che davvero dovresti fare.

7 Metodi Efficaci per Organizzare la Tua Lista di Cose da Fare

Anche alla luce del metodo Eisenhower, ti starei probabilmente chiedendo come fare una to do list. Ti mostrerò allora i 7 metodi più efficaci!

1. La classica lista scritta a mano

Mentre stai lavorando, può capitare che ti passi per la mente un pensiero casuale, qualcosa da cercare su internet, un messaggio personale da inviare, una commissione da sbrigare.

Quando accade, solitamente le opzioni sono due: abbandoni quello che stai facendo oppure ti dici “Ci penserò più tardi”, salvo puntualmente dimenticarlo.

Una soluzione potrebbe essere, invece, tenere vicino a te un’agenda o un taccuino, in modo da riporre velocemente questi pensieri.

Il suggerimento per stilare una to do list cartacea è infatti scrivere tutto ciò che vorresti fare, organizzando poi per punti, su un foglio o sulla tua agenda. In questo modo, potrai spuntare man mano le azioni già compiute o spostare al giorno successivo quelle che non sei riuscito a terminare.

Naturalmente puoi usare le liste cartacee anche in combinazione con altri metodi, come i calendari online.

2. Bullet Journal

Se ne parla molto, soprattutto sui social network attraverso foto o video. Si tratta, infatti, di un’agenda da creare in base alle proprie preferenze.

Comprende solitamente alcuni elementi come indice, future log, monthly log e daily log, ovvero panoramiche degli impegni (o obiettivi) dei mesi futuri, del mese corrente e delle singole giornate.

Ad ogni modo, ti consiglio di non elencare troppi impegni con troppo anticipo: svariate ricerche dimostrano che più impegni sono presenti in agenda, meno è probabile che vengano eseguiti.

Vengono impiegati colori e simboli per indicare visivamente le categorie o l’importanza di ogni elemento. È totalmente personalizzabile e, uno dei vantaggi, è non scoraggiarti se non sei riuscito a compiere alcune azioni. Ti basterà infatti spostare gli impegni verso un altro giorno.

3. La lista delle cose da fare in 3 fasi

Questo metodo è stato illustrato dal giornalista Charles Duhigg, vincitore del premio Pulitzer. Ha rivelato un processo in 3 fasi, per suddividere gli impegni più grandi in micro-passi.

Per metterlo in atto ti basterà scrivere il tuo obiettivo su un foglio e suddividerlo in passaggi più facilmente attuabili (e misurabili). Così facendo, contrasterai il fattore intimidatorio dei progetti più difficili.

4. Calendari online

I calendari online sono molto comodi per organizzare la giornata nei minimi dettagli.

“Calendari” al plurale, perché questi servizi permettono di suddividere gli impegni, ad esempio quelli lavorativi da quelli personali, tenendo il tutto in un unico posto.

Puoi utilizzare il calendario presente sul tuo smartphone, sincronizzare i tuoi dispositivi con Google Calendar, il calendario di casa Apple attraverso iCloud e così via.

Attraverso un calendario non avrai una semplice lista to do, ma potrai anche suddividere la tua giornata, stimando quanto tempo richiederà ogni impegno.

5. Assistenti personali virtuali

Gli assistenti virtuali stanno facendo parlare di sé, da Google Home ad Alexa di Amazon, ma potremmo aggiungere anche Google Assistant e Siri, presenti sugli smartphone. Tra le svariate funzionalità, possono infatti aiutarti ad impostare i promemoria o aggiungere eventi al calendario, attraverso i comandi vocali.

6. Lista “I Did”

Invece di una to do list, potresti voler stilare una lista di cose che hai già fatto, ad esempio attraverso una nota sul cellulare. Questo può aiutarti a riflettere su quanto sei stato produttivo, in modo da pianificare obiettivi realistici per il giorno successivo.

7. App di gestione delle attività

Le cosiddette Task Management App vanno a sostituire le tradizionali liste cartacee. One Note, Apple reminder, Google Keep, Any.do, Wunderlist, Evernote: ne esistono di ogni genere, per computer, smartphone o tablet, non ti resta quindi che sperimentare.

Alcune puntano addirittura a gamificare i compiti, ottenendo punti ogni volta che vengono portati a termine, puntando a limitare lo stress.

Riuscire a organizzare la propria vita può essere una sfida. Ma, come hai visto, esistono strumenti che possono migliorare la gestione del tuo tempo. Sperimenta, combina metodi differenti.

D’altronde, chi ben comincia è a metà dell’opera, e adesso non ti resta che scoprire come smettere di rimandare continuamente i tuoi impegni!