aumentare produttività, aumentare la produttività in ufficio

Se vuoi aumentare la tua produttività sei capitato nel posto giusto!

Immagina di concludere ogni tua giornata lavorativa con spirito soddisfatto, sapendo di aver portato a termine tutto ciò che era sulla tua lista. Questa si chiama produttività.

Aumentare produttività è senza dubbio uno dei “mantra” delle persone di successo, tuttavia via tutti coloro che gestiscono un’impresa sia come titolari che come manager, devono fare prima o poi i conti sul come aumentare la produttività a lavoro.

Ci sono infatti due ragioni per cui la maggior parte di noi non è produttiva come vorrebbe:

  1. Per cattive abitudini
  2. A causa di schemi mentali improduttivi

Ecco i 10 consigli top per aumentare la produttività

Vediamo quindi si seguito una serie di tecniche che possono davvero aiutare a migliorare la produttività, sostituendo le nostre cattive abitudini e i nostri schemi mentali improduttivi con altri che, invece, ci renderanno maggiormente produttivi.

Pronto a scoprire come ottenere quell’aumento produttività che desideri? Allora, immergiti subito nella lettura!

1. Esegui le attività più pesanti quando sei al meglio

Inizia la giornata nel modo giusto ignorando le tue e-mail al mattino e facendo una buona colazione, leggendo le notizie, meditando o allenandoti. In questo modo avrai il carburante necessario per una giornata produttiva”.

Questo consiglio dell’esperto di produttività Tony Wong è valido soprattutto per chi è una persona mattiniera. Per chi invece è al massimo delle sue facoltà fisiche o mentali durante le ore notturne, è vero invece il contrario.

Il consiglio giusto è dunque quello di concentrare le attività più pesanti, come ad esempio quelle creative, nelle ore in cui si è generalmente al top delle nostre facoltà, riservando invece alle ore meno produttive le attività più semplice e leggere come rispondere alle e – mail o fissare appuntamenti via telefono.

Per approfondire:

2. Smetti di essere multitasking

Una ricerca mostra che la produttività è ridotta fino al 40% quando le persone cambiano attività, mentre uno studio dell’Università di Londra ha dimostrato che coloro che lavorano in modo multitasking riducono il loro QI di 15 punti.

Anche se non è ancora scientificamente dimostrato che lavorare su più settori contemporaneamente danneggia il cervello, è evidente che questo peggiora la produttività.

La soluzione? Smettila di fare tutto in una volta e dedica la tua piena attenzione ad una sola attività alla volta.

Per approfondire:

3. Prepara una lista di cose da fare ogni sera

Le liste di cose da fare sono un prezioso aiuta alla produttività. Aiutano ad organizzare la giornata e a mettere a fuoco quali sono le cose più importanti da fare.

In più, facendolo la sera, non perderai tempo  all’inizio della giornata lavorativa a capire dove devi concentrare la tua attenzione quel giorno.

Per approfondire:

4. Sfoltisci la tua lista di cose da fare

Quanti punti hai segnato nella lista delle cose da fare? Dieci? Venti?

Ti svelo un segreto: nella maggior parte dei casei sono troppi! Il mio consiglio quindi in questo caso è quelli di cancellare alcune delle attività che ti eri segnato prima ancora di prenderti la briga di farle in modo da essere ancora più produttivo su quelle che rimangono segnate.

Si racconta ad esempio come Steve Jobs alla fine di ogni meeting annuale coi suoi 100 migliori dipendenti, chiedesse: “Quali sono le 10 cose che dovremmo fare dopo?”. Steve Jobs, il fondatore di Apple annotava tutte le idee su una lista e poi cancellava quelle meno interessanti, fino a che non ne rimanevano 10. Alla fine ne tagliava sette annunciando: “Possiamo farne solo tre”.

Fai anche tu come Jobs. Ogni sera quando rivedi la tua lista di cose da fare, poniti due domande:

  1. Quali sono le attività più importanti in questo elenco?
  2. Quali di queste attività posso realisticamente portare a termine domani?

Quello che rimane sulla tua lista delle cose da fare dopo aver dato una risposta a questi quesiti sarà ciò su cui dovrai concentrarti nel giorno successivo.

5. Delega correttamente

La delega sta alla produttività come una sparachiodi sta a piantare chiodi. Quando avrai iniziato a usarla, rimarrai stupito di quanto più veloce e più facile sia il tuo lavoro.

Questo però a patto di saper delegare correttamente. In caso contrario, infatti, affidare ad altri il tuo lavoro ti costringerà ad avere ancora più da fare perché dovrai supervisionare anche le attività di altre oltre a gestire le tue.

La chiave per aumentare produttività in ufficio, in questo caso, è assegnare il compito giusto alla persona giusta, vale a dire una persona che sai bene che ha le capacità adeguate per svolgere il lavoro che le hai assegnato e di cui ti puoi fidare completamente. Dopodiché… Lasciala fare!

Ti ci vorrà un po’ di tempo per abituarti se sei un capo che ama accentrare su di sé tutto il controllo, ma alla fine rimarrai sorpreso di come delegare possa aumentare produttività quando lasci davvero andare.

Per approfondire:

6. Elimina le distrazioni

“Dai da mangiare alle aquile. Ci sono solo poche cose che contano. Sappi cosa sono. E metti la tua energia in loro. Non sono sempre proprio di fronte a te, quindi devi guardare in alto e fuori.”

Le “aquile” di cui parla Nilofer Merchant, fondatrice di Rubicon Consulting, non sono altro che le attività più importanti da fare durante la giornata.

Nel contempo, continua l’imprenditrice: “Fai morire di fame i tacchini: ci sono molte cose che sono proprio di fronte a te che beccano, fanno rumore e chiedono attenzione. Poiché sono proprio di fronte a te, è facile prestare loro attenzione per primi. Ignorali. In realtà andranno bene anche senza di te.”

È evidente, quindi, che per focalizzarsi sulle attività più importanti la prima cosa da fare è identificare e ignorare anche quello che potenzialmente potrebbe distrarci, ad esempio, i social media o le e-mail.

In questo ultimo caso potrebbe essere sufficiente disattivare le notifiche del pc e del telefono per non essere distratti dall’arrivo di nuovi messaggi su Facebook e Gmail e usare le piattaforme social come una “carota”, un premio per quando hai completato tutto quello che avevi da fare.

7. Pianifica le telefonate

Anche se non hai una segretaria personale che possa filtrare le tue telefonate, puoi sempre gestire le chiamate in entrata da solo. Come? Beh, il modo più semplice, a meno che tu non stia aspettando una telefonata critica, è quello di spegnere il telefono mentre stai lavorando ad un progetto che richiede la tua completa attenzione.

Dopodiché, dedica l’ultima parte della tua giornata per effettuare tutte le chiamate in uscita in modo da dedicare meno tempo a cercare di raggiungere le persone e più tempo a conversazioni produttive.

Se invece stai lavorando a qualcosa che non richiede la tua completa attenzione, puoi anche lasciare il telefono acceso e rispondere alle chiamate che arrivano per evitare di dover richiamare tutti a fine giornata.

8. Spezza i periodi di lavoro con l’esercizio

Numerosi studi hanno dimostrato che l’attività fisica migliora la funzione cerebrale. Questo a sua volta migliora la concentrazione, la creatività e consente un apprendimento più veloce, il che significa che aumenta la produttività.

Allora, quindi, che aspetti a programmare il tuo allenamento in palestra durante le ore che sei in ufficio, ad esempio nella pausa pranzo? Se lavori in smartworking questo è davvero molto semplice, in caso contrario puoi sempre sfruttare le pause per fare jogging o una seduta di pilates.

Pensi che questo possa interferire con il tuo lavoro? Non è affatto così! In realtà, le considerazioni fatte prime ci dicono che dovremmo considerare l’attività fisica come parte del lavoro stesso.

9. Sii ottimista

Le persone felici sono più produttive.

Non siamo noi a dirlo, ma numerosi studi scientifici, come ad esempio quello dell’Università di Maastricht che ha dimostrato come gli addetti dei call center più ottimisti ottengono, in genere, prestazioni, migliori. Gli autori di questa indagine suggeriscono quindi che l’ottimismo è in genere una condizione che predispone le persone ad avere risultati più positivi che negativi.

Già, ma che fare se non sei una persona naturalmente ottimista?

Anche qui c’è una notizia positiva: anche coloro che non hanno un’indole positiva, possono comunque adottare degli schemi mentali e dei comportamenti per sviluppare un approccio più ottimista.

Una ricerca della Shawn Achor sulla felicità che ha coinvolto i responsabili fiscali di un’azienda chiedendo loro si svolgere determinate attività, ha ad esempio scoperto che al gruppo di controllo cui era stato richiesto di interagire positivamente con le persone nella loro rete di supporto sociale tendeva ad avere punteggi più alti in termini di ottimismo e soddisfazione di vita.

Quello che i ricercatori hanno dedotto è che fornire aiuto e supporto agli altri è una condizione che favorisce non solo l’empatia ma anche un maggiore ottimismo e una visione complessivamente più positiva della vita. In più, coloro che avevano questo approccio, avevano anche il 40% in più di probabilità di ottenere una promozione.

Per approfondire:

10. Dormi a sufficienza

Alzarsi all’alba, lavorare fino a notte fonda e non riuscire ad addormentarsi per via delle troppe responsabilità sono tutti dei fattori che non solo influiscono sulla nostra salute complessiva ma riducono anche la nostra concentrazione, l’intuito, la memoria e la capacità matematica.

La scienza ci dice infatti che la mancanza di sonno colpisce soprattutto la nostra corteccia prefrontale responsabile del pensiero complesso e del ragionamento logico. Basta quindi solo una notte in bianco per creare grandi deficit alle nostre capacità cognitive.

Quindi. di quanto sonno hai bisogno per essere davvero produttivo? Da sette a nove ore a notte se sei un adulto di età compresa tra 26 e 64 anni, questo almeno secondo quanto afferma la National Sleep Foundation. Se non stai dormendo così tanto la notte, fare un breve pisolino durante il giorno potrebbe essere utile per aumentare la tua produttività.

Per approfondire:

Se sei arrivato fino a qui, ora sai certamente meglio come aumentare la produttività. Probabilmente ti sarai anche reso conto che è possibile racchiudere tutti i consigli che ti ho dato sopra in un unico monito: abbi cura di te stesso.

Ti ho già detto infatti di dormire a sufficienza, essere ottimista  e fare attività fisica ogni giorno per sentirti al meglio e essere più produttivo. Il resto delle cose da fare probabilmente lo sai già:

  • Segui una dieta sana
  • Bevi tanta acqua
  • Smetti di fumare
  • Sii gentile con te stesso e con gli altri

Ora lo hai capito: più di libererai di cattive abitudini e ti circonderai di positività, maggiormente vedrai anche aumentare la produttività sul lavoro. Cerchi altre dritte sulla produttività? Clicca qui e scopri il metodo Lean Thinking.

La redazione di Intraprendere è formata da un team specializzato in ogni aspetto riguardante il mondo dell’imprenditoria: da come acquisire il giusto mindset per iniziare alle migliori tecniche per promuovere il tuo business.

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